Office Manager - Assistante de Direction H/F Efrapo

Rattaché(e) au Dirigeant d'Efrapo, et en étroite collaboration avec le CODIR et les managers d'agence, vous accompagnez, facilitez et optimisez la gestion administrative et organisationnelle de leurs activités.

Véritable pivot interne, vous apportez un rôle de coordination et assurez le suivi de l'ensemble des missions qui vous sont confiées, avec rigueur, discrétion et sens du service.

- En matière d'assistanat :

Vous assurez l'organisation des déplacements professionnels et assurez celle des réunions internes ou externes (réservation et/ou préparation des salles, hôtels, restaurants, transports). Votre esprit synthétique et vos qualités rédactionnelles vous permettront de rédiger les compte rendus de réunions stratégiques (AUDIT, CSE, etc.) auquel vous assisterez.

- En matière de communication - événementiel

Vous mettez en place des supports de communication pour animer la communication interne voire externe (Linkedin, Newletter, etc). Vous prenez en charge la préparation logistique des différents événements professionnels (évènements internes, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques, voeux...). Vous assurez le dispatch du courrier et la transmission des informations aux services concernés.

- En matière de support logistique

Vous veillez à la disponibilité des ressources matérielles courantes, effectuez les commandes et contrôler la réception. Vous assurez le suivi du matériel informatique et de téléphonie de la société. Vous veillez à la bonne image des locaux et des salles de réunions.

- En matière de contribution au système de management de la qualité

Vous effectuerez les audits dans le cadre des certifications et vous assurerez de la mise en oeuvre et du suivi des actions identifiées. Vous prendrez en charge la gestion et l'actualisation de la documentation professionnelle et réglementaire. Vous rassemblez et mettez en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...).

- En matière de ressources humaines

vous prendrez en charge la gestion de la cantine du siège et celle des TR pour les agences. Vous travaillerez en lien étroit avec la DRH sur l'organisation des parcours d'intégration des nouveaux salariés, les visites médicales ou encore l'organisation logistique et le suivi administratif des formations.

Enfin, vous pourriez également apportez un support au service comptable dans le traitement des notes de frais, facturation des frais généraux, ou encore un appui ponctuel à l'administration des ventes.