Chargé·e d'Accueil et de Gestion Administrative - Alternance - 1842075 H/F AFPA Entreprises

Dans le cadre de sa mission d'accompagnement vers l'emploi et de professionnalisation, l'AFPA recherche, pour le compte d'une entreprise reconnue du secteur du travail temporaire, un·e alternant·e souhaitant se former au métier de Chargé·e d'accueil et de gestion administrative.

L'AFPA assurera la formation complète menant au Titre Professionnel (niveau 4 - Bac) et accompagnera le candidat tout au long de son parcours. L'entreprise partenaire offrira, quant à elle, un terrain d'apprentissage structuré.

Vos activités :

L'assistant d'agence (H/F) assure le back-office de l'activité, la coordination administrative et le support commercial. Elle intervient aux côtés d'une Chargée de recrutement et de gestion et d'une responsable de secteur dans un environnement rythmé où la rigueur, la réactivité et la qualité de service sont essentielles.

1. Accueil & relation agence

- Accueil physique et téléphonique, traitement des demandes entrantes (mail, téléphone) et orientation des interlocuteurs.
- Gestion de la boîte mail agence : tri, priorisation, suivi et traçabilité des demandes.
- Qualité de service : réactivité, clarté des réponses, maintien d'une image professionnelle de l'agence.

2. Recrutement (support) & publication d'offres

- Mise en ligne, mise à jour et dépublication des offres d'emploi sur les jobboards (Indeed, etc.) et canaux internes.
- Suivi des candidatures : réception, entretien, pré qualification administrative, prise de rendez-vous, relances.
- Mise en forme/actualisation des annonces selon les besoins des Responsables de secteur.

3. Gestion administrative des intérimaires & conformité

- Création et mise à jour des dossiers intérimaires : pièces obligatoires, coordonnées, disponibilités.
- Contrôle de conformité des documents (identité, titres, autorisations, RIB, justificatifs, etc.) et relance des pièces manquantes.
- Préparation et suivi des étapes administratives selon procédures internes (DPAE, visites médicales si applicable, formation, attestations, courriers).
- Gestion de la paie, absences, gestion des relevés d'heure, DSN, envoi des factures, relance.

4. Contrats, planning & suivi d'activité

- Préparation des contrats de mission, avenants et confirmations (selon process interne).
- Suivi des plannings, prolongations, remplacements.
- Collecte et contrôle des éléments variables (heures, nuits, majorations, primes, indemnités) et sécurisation des validations.

5. Assistanat commercial

- Mise en forme et suivi : devis, propositions, comptes rendus, courriers.
- Tenue à jour des outils de pilotage (CRM / tableaux) : prospects, relances, historique, indicateurs.
- Organisation : gestion d'agendas, planification de rendez-vous et préparation de reporting.

En parallèle de la pratique en entreprise, l'alternant·e bénéficiera :

- D'un parcours de formation certifiant adapté aux missions du poste.
- D'un suivi pédagogique individualisé par des formateurs experts.
- De mises en situation, apports méthodologiques et préparation à l'examen final.
- D'une montée en compétences progressive et structurée.