Gestionnaire de Formation Continue à l'Enm H/F

Service Public

Préparation, organisation et suivi d'un portefeuille de sessions de formation à destination des magistrats.

Ce portefeuille est varié et comprend tant des sessions de formation sur un ou plusieurs jours, que des cycles et des parcours de formation.

Lesopérations de saisie seront réalisées dans un logiciel dédié, Open Portal. Des formations sont proposées en interne pour le maîtriser.

Dans l'exercice de vos missions, vous collaborerez étroitement avec un ou plusieurs coordonnateurs de formation .

Vos activités principales seront:

1 - gestion des formations
Inscrire puis suivre les inscriptions de divers publics
Gérer les convocations aux sessions de formation - en présentiel et/ou distanciel - des participants, intervenants et directeurs de sessions
Préparer et diffuser les programmes de formation
Gérer la réservation du matériel nécessaire aux sessions de formation et installation, le cas échéant, d'un café d'accueil Gérer les ordres de mission de ces publics

Assurer un accueil téléphonique et/ou échanges mails auprès d'un public diversifié
Accueillir les participants et intervenants sur le site de l'école, à Arborial, en distanciel ou sur tout autre site extérieur à Paris ou proche banlieue

Assurer la gestion des évaluations et des attestations de suivi de formation
Archiver, à chaque étape, les éléments de preuve sur le serveur pour se conformer à la certification QUALIOPI
Alimenter les bases de données et tableaux de suivi
Le cas échéant, et notamment pour certaines sessions coorganisées, échanges et suivi administratif en lien avec divers partenaires institutionnels ou organismes extérieurs.

2- Suivi financier (aucune compétence financière n'est exigée) :
Etablir les fiches navettes en ligne, transmettre le bon de commande aux prestataires, puis réaliser le service fait dès que la prestation est réalisée
Gérer les vacations des intervenants et directeurs de ses sessions (rétribution des interventions, en lien avec le coordonnateur de formation concerné, puis édition et transmission des états indemnitaires au service des RH après signature de la cheffe de service)

Assurer un suivi via le dépôt sur le serveur commun des éléments et l'actualisation de tableaux dédiés

3- Eventuelle participation à la résorption des vacationsdes deux années antérieures

4- Participation au projet de service:

Vous participerez à la fiabilisation des données du système d'information, en lien avec la cheffe de service, l'adjointe à la cheffe de service et la gestionnaire en charge du projet, pour que le service puisse procéder à des extractions statistiques fiables (formation continue nationale, formation continue déconcentrée et délocalisée).

Vous pourrez enfin être amené à participer à toute mission ou tâche en lien avec l'activité du service de la formation continue.