Chargé d'Organisation des Réceptions H/F

Region Bourgogne-Franche-Comte

La Région Bourgogne-Franche-Comté recrute pour la Direction des Moyens Généraux et des Bâtiments (DMGB) un « Chargé d'organisation des réceptions (F/H) », service administratif gestion des sites et réceptions, en contrat CDD courte durée, potentiellement renouvelable.

Intégrée au pôle ressources, la Direction des Moyens Généraux et des Bâtiments a la charge du pilotage des moyens techniques, financiers et logistiques nécessaires au bon fonctionnement de la Région Bourgogne-Franche-Comté.
Son périmètre d'intervention comprend la gestion patrimoniale et immobilière des sites administratifs et des autres sites immobiliers (60 000 m2 sur l'ensemble du territoire de Bourgogne-Franche-Comté) hors Etablissements Publics Locaux d'Enseignement.
Ses missions sont constituées également au quotidien de l'accueil physique et téléphonique des usagers, les moyens de reprographie, la gestion de la flotte automobile, le transport des élus, la logistique interne, les réceptions, la maintenance et la sécurité des locaux.

Dans ce cadre, le service des réceptions organise et coordonne les réceptions destinées principalement aux élus régionaux, aux agents de la Région ainsi qu'aux partenaires institutionnels et professionnels, contribuant ainsi à l'accueil et à la représentation de la Région lors d'événements officiels ou internes.

Objectif : Coordonner l'activité de réception et les traiteurs, gérer administrativement et techniquement le service de réception sur les sites de Dijon et Besançon.

Vos missions :
- Piloter l'ensemble des réceptions institutionnelles et internes de la Région, en coordonnant les prestataires (traiteurs, fournisseurs)
- Assurer le suivi administratif et budgétaire lié aux réceptions : devis, factures, marchés publics, tableaux de bord, reporting et optimisation des dépenses.
- Veiller à la bonne préparation opérationnelle des événements : mise en place, service, rangement, gestion des stocks (boissons, vaisselle) et soutien logistique
- Veiller à l'application et au contrôle des règles d'hygiène alimentaire, de sécurité et de bon usage des équipements nécessaires aux réceptions.

Vous êtes à l'aise dans l'organisation et la coordination d'événements, et vous savez gérer avec fiabilité toute la partie administrative et financière : devis, factures, budget, tableaux de bord.
Professionnel des techniques de réception et de la logistique, vous maîtrisez le service, le matériel et les règles d'hygiène et de sécurité.
Rigoureux(se), autonome et polyvalent(e), vous aimez travailler en équipe et communiquer avec clarté. Votre discrétion, votre posture professionnelle et votre aisance relationnelle sont reconnues, tout comme votre capacité à vous adapter rapidement aux imprévus.

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
Poste localisé à Besançon.
Rémunération selon la grille indiciaire du grade de Technicien 1er échelon + prime IFSE de 570€.

VOS AVANTAGES
35 heures / semaine, horaires flexibles, possibilité de télétravail, action sociale avec chèque déjeuner, CNAS, association du personnel, participation complémentaire.
Poste à pourvoir en avril.

PROCESSUS DE RECRUTEMENT
Après une étude des candidatures par la Direction des Ressources Humaines, une pré-sélection est transmise à la direction. Les personnes retenues à l'issue seront reçues en entretien en présentiel par un jury composé à minima de 2 personnes dont le directeur ou chef du service concerné (F/H).