Assistante Administrative H/F

Gip Formation Continue et Insertion Prof

Missions du poste :
Gestion administrative et financière des parcours des candidats à une VAE.

Mission 1 : gérer administrativement les candidats à une VAE
- effectuer l'accueil téléphonique et physique
- saisir et mettre à jour les fiches des candidats dans IVAE
- inscrire les candidats aux réunions d'information
- planifier des entretiens et organiser de façon rationnelle l'agenda des conseillers en validation
- organiser les déplacements des conseillers en validation
- convoquer les candidats et les experts en cas de besoin
- préparer des dossiers pour les conseillers en validation

Mission 2 : assurer le secrétariat du DAVA
- échanger des informations et collaborer avec les autres assistantes afin d'assurer la continuité du service en cas d'absence de l'une d'elles
- organiser des réunions (réservation de salles, convocations, préparation, compte-rendu)
- effectuer le classement des documents
- préparer des courriers
- participer ponctuellement à d'autres dossiers confiés par le responsable du DAVA

Mission 3 : assurer le suivi administratif de dossiers spécifiques
- Étudier les recevabilités et dossiers de faisabilité des candidats et préparer les décisions de recevabilité
- Procéder à la facturation et suivi des frais de recevabilité
- Participer au suivi des dossiers des candidats issus de la plateforme France VAE
- Effectuer un suivi sur excel des données statistiques avec l'extraction de données de d'applications métiers.

emploi à temps complet et en équipe