Chargé de Scolarité - CDD H/F

Institut Catholique de Lille

Dans le cadre d'un remplacement, nous recrutons pour la Faculté de Droit, campus d'Issy-les-Moulineaux, un(e) chargé(e) de scolarité en CDD de 7 mois à temps plein, poste à pourvoir dès que possible.

Vos missions seront les suivantes :

Accueil et interface avec l'extérieur

* Accueillir, renseigner et orienter des personnes.
* Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques.
* Recevoir les étudiants et les enseignants pour toute question.

Lien et suivi des étudiants

* Assurer le lien entre les étudiants et les enseignants.
* Communiquer et travailler avec les responsables pédagogiques afin que les étudiants soient suivis au plus près de leurs besoins.

Gestion administrative des Etudes

* Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents.
* Participer à l'élaboration des maquettes pédagogiques. Encoder les maquettes pédagogiques et affecter les enseignants aux cours.
* Centraliser les programmes et mettre en forme les emplois du temps et/ou saisir les emplois du temps dans l'outil dédié pour la réservation des salles.
* Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours.
* Gérer l'ensemble du contrôle des absences, alerter le responsable pédagogique le cas échéant.
* Créer les groupes de TD/TP et/ou suivre leurs modifications.
* Prendre en charge la gestion des matières optionnelles et notamment le choix par les étudiants.
* Editer et diffuser les bulletins et tableaux de jury de délibération.
* Organiser l'information des enjambeurs et des redoublants, gérer le choix des matières à repasser et les questions qui en découlent.
* Mettre en ligne ou transmettre au service inscriptions de la faculté les accords pédagogiques.
* Transmettre les résultats d'examens aux universités partenaires. Vérifier la cohérence entre les fichiers des universités partenaires et les fichiers d'étudiants de la faculté. Réceptionner, vérifier et distribuer les diplômes.
* Préparer les dossiers pour les commissions de délibération/études.
* De manière générale, réaliser les actions nécessaires au bon fonctionnement d'une ou plusieurs filières de formation.

Gestion administrative des inscriptions

* Etablir et vérifier les listes des étudiants inscrits, en fonction des présents, en lien avec le service inscriptions de la faculté
* Organiser éventuellement la sélection des étudiants, en collaboration avec le(les) responsable(s) pédagogique(s)

Organisation logistique

* Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques.
* Organiser les évaluations et les jurys.
* Veiller au bon déroulement des cours, organiser les rattrapages éventuels et veiller à la réalisation des heures.
* Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles ;
* Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiants ;
* Assurer un soutien à l'organisation d'évènements organisés au sein de l'entité.

* Formation supérieure de niveau Bac +2 minimum, dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente.
* Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.
* Maîtrise des techniques de secrétariat.
* Maîtrise des outils informatiques.
* Anglais niveau B2 minimum
* Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l'accueil et de l'écoute, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, avoir l'esprit d'équipe.