Chargé d'Administration & Gestion H/F

Fondation Leonie Chaptal

Executive Programs - Formation professionnelle
CDI - Temps plein

L'Executive Programs de la Fondation Léonie Chaptal développe des parcours de formation certifiants, qualifiants et professionnels en pédagogie active, simulation, accompagnement personnalisé et ancrage durable. Il inclut également une activité de conseil, permettant d'accompagner les organisations sociales, médico-sociale et sanitaire dans la transformation des parcours. Pour garantir une organisation fluide, rigoureuse et conforme, nous recrutons un(e) Chargé(e) d'Administration & Gestion, responsable des processus administratifs, logistiques, financiers et réglementaires, en particulier via le logiciel Dendreo. Vous êtes un élément central de la fiabilité opérationnelle.

Votre mission

Rattaché(e) au Directeur des Executive Programs, vous assurez la gestion administrative complète des formations : dossiers stagiaires, financement, conventions, facturation, certification, logistique et suivi réglementaire.

Vous contribuez à la structuration des Executive Programs, en garantissant une organisation précise, professionnelle et conforme aux standards qualité (RNCP, RS, CPF, DPC, Qualiopi.).

Rattachement hiérarchique

Directeur Executive Programs / Formation professionnelle

Relations fonctionnelles

Coordinateurs de programmes

Intervenants/formateurs

Pôle communication

Ingénieur pédagogique

Vos missions

Gestion administrative des formations (via Dendreo)

- Création et mise à jour des bases clients et apprenants
- Inscriptions, convocations, conventions et documents administratifs
- Suivi des présences, bilans, attestations
- Paramétrage avancé du logiciel Dendreo
- Reporting d'activité et indicateurs de suivi

Gestion financière opérationnelle

- Élaboration des devis et propositions commerciales
- Facturation et suivi des encaissements
- Relation avec la comptabilité
- Contrôle des facturations prestataires

Organisation logistique des formations

- Planification des sessions en lien avec les équipes pédagogiques
- Coordination intervenants et réservations
- Gestion des salles, matériels, besoins techniques
- Support opérationnel aux apprenants et intervenants

Gestion réglementaire & certification

- Constitution et suivi des dossiers RNCP, RS, CPF, DPC
- Dépôts administratifs et conformité documentaire
- Veille réglementaire formation professionnelle
- Contribution active au maintien de la certification Qualiopi

Relation partenaires & financeurs

- Interface avec OPCO, institutions, financeurs publics/privés
- Gestion administrative des conventions et financements
- Suivi des dossiers et transmission des justificatifs

Gestion des contrats et CDD d'usage

- Rédaction, suivi et archivage des contrats
- Coordination avec RH / comptabilité / intervenants
- Gestion des échéances et conformité juridique

Votre profil

- Bac +2/3 en gestion, administration ou gestion de la formation
- Expérience en organisme de formation
- Maîtrise de Dendreo ou d'un ERP équivalent
- Connaissance solide du cadre réglementaire de la formation professionnelle

Compétences clés

- Gestion administrative et réglementaire rigoureuse
- Organisation logistique fiable
- Maîtrise des outils numériques et ERP
- Suivi financier et administratif
- Relation avec financeurs et partenaires institutionnels

Qualités attendues

- Rigueur extrême
- Organisation et fiabilité
- Sens du service et communication professionnelle
- Réactivité et autonomie