Assistant de Direction H/F

Service Public

Au sein de la direction administrative et financière (DAF), et sous l'autorité de la directrice administrative et financière adjointe, Secrétaire générale de l'ANTAI et administratrice du centre national de traitement, l'assistant ou l'assistante de direction assure au sein d'un secrétariat composé de deux personnes, de manière polyvalente et en binôme le secrétariat de l'Agence nationale de traitement automatisé des infractions et plus particulièrement du directeur de l'Agence et le cas échéant des membres du CODIR.

A ce titre, les principales missions de l'assistant ou assistante de direction sont les suivantes:

1. Assister le directeur dans l'organisation quotidienne du travail:
· Gérer l'agenda, contrôler les échéances
· Assurer l'organisation, la prise de rendez-vous, la préparation et le suivi des réunions en présentiel ou en distanciel
· Assurer le suivi de dossiers spécifiques.

2. Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes et répondre aux demandes d'information
· Gérer les messageries

3. Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
· Elaborer des tableaux de suivi de l'activité
· Assurer l'archivage du courrier et dossiers du secrétariat
· Gérer le recueil des actes administratifs de l'ANTAI

4. Saisir, mettre en forme des documents divers

5. Organiser et assurer le suivi du conseil d'administration (4 fois / an) de l'Agence en lien avec le pôle stratégie, communication et affaires juridiques

6. Gérer les demandes de réservation des salles de réunion de l'Agence et des ponts de visioconférence

7. Participer à l'organisation des séminaires de l'Agence réunissant l'ensemble des agents en lien avec le service communication ou autre évènement spécifique

Ce poste comprend également des missions particulières:

1. Organiser les déplacements pour l'ensemble des agents

2. Saisir et suivre les ordres de mission et les états de frais

3. Réaliser les autorisations de conduite annuelles

4. Être l'assistant de prévention du site de Paris: Les assistants et conseillers de prévention sont chargés d'assister et de conseiller l'employeur et ses représentants, dans la démarche d'évaluation des risques et dans la mise en place d'une politique de prévention des risques ainsi que dans la mise en oeuvre des règles de sécurité et d'hygiène au travail. A ce titre une formation spécifique sera mise en place. L'assistant de prévention est notamment en charge de la tenue du registre de santé et de sécurité au travail et participe à l'élaboration et la tenue du document unique d'évaluation des risques (DUERP).

Être l'ADR secondaire (autorité de délivrance de rattachement) des cartes agents (carte professionnelle et d'accès aux applications informatiques) de l'ANTAI: procéder aux opérations de réception des cartes agents, délivrance, révocation de cartes...