Chargé - Chargée d'Accueil H/F

Totem Formation

Afin de compléter notre équipe, nous recherchons un chargé d'accueil H/F rattaché au pôle formation.

Vos missions serons les suivantes :

- Accueil & relation clients :
Accueil physique et téléphonique (standard)
Suivi des appels entrants via tableau de reporting quotidien

- Administration & reporting :
Gestion et réponse aux courriels
Mise à jour et diffusion des statistiques d'appels, visites
Collecte et saisie des attestations
Édition et remise des cartes étudiantes

- Gestion du courrier :
Suivi de l'assiduité
Gestion des retards/absences dans le logiciel dédié
Gestion des feuilles d'émargement
Saisie et suivi des heures de récupération des étudiants

- Gestion des plannings :
Saisie du planning des salles pour transmission aux différents services
Suivi des consommables

- Réception et contrôle des livraisons

- Vie du campus & sécurité :
Ouverture / fermeture du bâtiment et des salles (stores, fenêtres, alarmes)
Vérification propreté, signalement mobilier défectueux
Veille parking et application du règlement intérieur (horaires, tenue, comportement)

- Évènementiel :
Participation à l'organisation et à l'accueil lors des évènements de l'école (journée portes ouvertes, remises de diplômes, job dating.)

- Savoir-faire :
Maîtrise pack Office
Gestion de standard téléphonique & reporting
Techniques de communication écrite/orale professionnelle

- Savoir-être :
Sens aigu du service et de l'écoute
Diplomatie et gestion du stress en front-office
Rigueur, organisation, autonomie
Présentation irréprochable et respect de la confidentialité

Horaires de travail : 12h-18h du lundi au jeudi et 11h-17h le vendredi
Poste à pourvoir dès que possible