Assistant Administratif - Commune de Saint Paul H/F

Communes

Sous l'autorité du Responsable du Service Exploitation Maintenance et Régie des travaux, l'assistante administrative assure la gestion des dossiers transversaux et intervient au quotidien auprès des membres du service et des collaborateurs exerçant des responsabilité opérationnelles propres au poste occupé.

Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).

Activités principales:

- Assurer l'accueil, réception, orientation.
- Assurer le traitement et le suivi administratif
- Réceptionner les appels d'administrés et partenaire des cellules et transmettre les messages.
- Gestion de l'enregistrement des tous les courriers et demande d'interventions
- Suivi des courriers arrivés.
- Préparer, Rédiger des notes, courriers, conventions et compte-rendu émis par le service
- Vérifie les parapheurs et assure leur gestion
- Etablir les commandes de fourniture et intervention
- Gestion des fiches ATAL
- Engagement et facturation des commandes de prestations
- Classement et archivages des documents
- Préparations des dossiers d'astreinte technique hebdomadaire
- Compte rendu relative aux déplacements des états d'astreinte.
- Mise à jour des tableaux de suivi et de contrôle
- Etablir des consultations relatives aux missions hors marchés
- Informations aux service utilisateurs du suivi des interventions
- Assurer le lien avec le responsable et les cellules
- Gestion de la flotte automobile
- Tenir à jour le planning de congés du service
- Suivi administratif du personnel dans le cadre des pointages mensuel
- Assister aux réunions