Assistant de la Cheffe de Cabinet du Recteur - Orléans H/F

Rectorat de L'academie D'orleans-Tours

Assistant(e) de la Cheffe de Cabinet du Recteur de la région académique Centre-Val de Loire, académie d'Orléans-Tours

Description des missions :

Au sein du Cabinet du Recteur, sous l'autorité de la Directrice de Cabinet, de la Cheffe de Cabinet, l'assistant(e) de la Cheffe de Cabinet du Recteur :

- Participe au suivi et à l'organisation cohérente des agendas du Recteur et de la Directrice de Cabinet en coordination avec l'ensemble des membres du Cabinet.
- Traite et suit les invitations et diverses sollicitations en cohérence avec l'agenda et la stratégie opérationnelle du Recteur.
- Assure le traitement de la boîte fonctionnelle ce.cabinet sous la supervision et en étroite collaboration avec la Cheffe de Cabinet.
- Prépare et assure le suivi des pochettes quotidiennes liées à l'agenda et en collaboration avec la Cheffe de Cabinet.
- Procède à l'accueil téléphonique, au filtrage des appels, à la prise de messages et à la redirection des appels.
- Participe à l'organisation matérielle des évènements (réservations de salles, créations de liens de visioconférences, etc.) en coordination avec la Cheffe de Cabinet et la chargée de mission protocole et chancellerie.
- Assure le traitement et le suivi de tous les parapheurs papiers.
- Assure la réception, le traitement et le suivi jusqu'à l'archivage méticuleux des documents sur le serveur partagé.
- Assure la mise à jour de l'annuaire du cabinet.
- Assure le suivi des ordres de missions.
- Assure et anticipe la gestion des voeux.
- Traite et suit les affaires réservées et dossiers confiés par la Directrice de Cabinet et les directrices/eur adjoints, en soutien aux agents du Cabinet.
- Identifie les priorités et alerte en cas d'urgence.

Profil recherché :

Descriptif du profil recherché :

Maîtrise des outils administratifs et informatiques.
Capacité d'assimilation du système éducatif et de son organisation administrative, de l'organisation de l'État et des collectivités territoriales.

Exigences particulières :

- Discrétion, confidentialité absolue
- Loyauté
- Devoir de réserve
- Sens du service public
- Disponibilité du lundi au vendredi en journée
- Pas de télétravail

Compétences attendues - qualités requises :

- Compétences techniques en matière de secrétariat : maîtrise des écrits administratifs (rédaction de courriers, de notes, de mails, d'invitations), maitrise de la gestion d'un agenda, des stratégies d'archivages, de la gestion du courrier, etc.
- Maîtrise des outils bureautiques.
- Polyvalence.
- Qualités relationnelles, diplomatie et sens du travail en équipe.
- Savoir planifier, hiérarchiser les priorités, mesurer l'urgence, alerter et rendre compte.
- Connaissance des circuits de décision de l'académie et de la région académique.