Assistant d'Agence H/F Chubb

Finalité du poste :

- Assurer le support administratif de l'établissement.
- Veiller au suivi administratif du personnel en coordination avec la Responsable Ressources Humaines régionale.
- Etre le relais de la communication d'entreprise.
- Assurer l'interface avec le Pôle régional Administratif, les clients, les fournisseurs et les fonctions support au niveau du Siège.

A ce titre, vos missions, dans le détail, seront les suivantes :

1 - Gestion administrative

- Gérer les commandes par agence (entretien des locaux, outillage, fournitures, cartes de visites, véhicules & carburant, assurance, PC, téléphonie, etc.)
- Contrôler et transmettre les notes de frais dans le respect des délais
- Procéder à l'imputation comptable des factures fournisseur et au traitement d'éventuels litiges fournisseurs
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'établissement ; redistribuer les appels, courriers, mails et contacts Internet
- Procéder au classement et à l'archivage des documents de l'établissement
- Réceptionner, scanner et rattacher au devis les commandes reçues en agence via UNICOM
- Tenir les listes téléphoniques par agence

2 - Gestion administrative du Personnel

- Être le/la correspondant(e) des Ressources Humaines
- Constituer le dossier administratif des nouveaux embauchés et le communiquer au service Paye
- Etablir les DPAE (Déclarations Préalables à l''Embauche)
- Tenir les registres obligatoires (registre entrées/sorties, règlementaires, etc) ainsi que la traçabilité des stagiaires et des intérimaires
- Organiser et suivre les visites médicales
- Contrôler et transmettre les éléments variables de paie mensuels (heures - supplémentaires, astreintes, etc.)
- Procéder au suivi des congés, notamment la mise à jour du portail RH pour les collaborateurs activité Portables

3 - Gestion de la vie de l'établissement

- Organiser les réunions (y compris les réunions clients)
- Organiser les événements de convivialité
- Apporter un support administratif ponctuel aux managers