Assistant Polyvalent RH - Cachan H/F

Communes

FONCTIONS ET ACTIVITÉS
Secrétariat:(en binôme avec la deuxième assistante polyvalente)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public (personnel de la collectivité, partenaires extérieurs)
- Renseigner et orienter les personnes vers le bon interlocuteur
- Apporter une réponse RH de 1er niveau
- Assurer le standard téléphonique en cas d'indisponibilités ponctuelles des services.
- Gérer le courrier (tri quotidien, diffusion, retour pochettes, etc.)
- Assurer le suivi des documents à remettre aux agents ou à signer (formulaires, arrêtés, etc.)
- Assurer la gestion du registre des arrêtés
- Créer des badges d'accès à l'HDV pour les nouveaux arrivants
- Assurer des missions administratives ponctuelles à la demande des cadres de la direction

Formation & concours:
- Réceptionner les demandes de formation et inscrire les agents sur la plateforme du CNFPT
- Contribuer à toutes les étapes de mise en oeuvre de la formation
- Contribuer à la gestion budgétaire des actions de formation payantes
- Etre le référent des actions de formation intra Ville CNFPT et de celles organisées en collectif avec l'EPT GOSB
- Archiver les demandes et les dossiers de formation
- Classer les attestations de formation au dossier administratif
- Elaborer des états de service

Gestion des stagiaires et des apprentis:
- Réceptionner les demandes de stages, gérer la procédure d'affectation des stagiaires et les réponses négatives
- Assurer le suivi des conventions de stage (réception, signature, relance) en lien avec les services et les établissements scolaires
- Tenir à jour les tableaux de suivi
- Contribuer à la prise en charge administrative des contrats d'apprentissage
S'adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques

COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES
SAVOIR
- Connaitre l'environnement territorial
- Avoir des connaissances RH et statutaires

SAVOIR - FAIRE
- Maîtriser l'accueil du public (agents et usagers)
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Traduire le vocabulaire professionnel RH en langage clair et compréhensible
- Synthétiser et présenter clairement des informations
- Rendre compte et alerter sa hiérarchie
- Rechercher et diffuser des informations
- Maîtriser les outils bureautiques

APTITUDE / QUALITÉ
- Sens du travail en équipe
- Bonnes qualités relationnelles
- Réactivité et adaptation
- Rigueur et sens de l'organisation