Assistante Administrative - Sitreva H/F

Structures de coopération territoriale

Gère le secrétariat général ; administre le Comité syndical ; apporte une aide permanente au président et au directeur général des services en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers

- Planification, préparation et organisation des réunions du Comité syndical et des commissions pilotées par la direction générale
Préparer les ordres du jour en concertation avec le directeur général ou le président
Transmettre dans le respect des délais et des formes les documents avant les réunions
Rédiger les comptes-rendus et assurer le suivi administratif des décisions prises
Organiser le classement et l'archivage des décisions
- Suivi des projets et activités du secrétariat général
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Suivre l'exécution budgétaire du service
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Organisation de la vie professionnelle du président et du directeur général des services
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du président et du directeur général
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Organiser les déplacements du président et du directeur général
Etablir une relation de confiance avec le président et le directeur général
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Réalisation et mise en forme de travaux divers de bureautique
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser le classement et l'archivage des dossiers