Assistant Administratif Cellule Appel d'Offres H/F Apave

Développer vos compétences au sein d'une équipe humaine et dynamique, contribuer à des missions passionnantes permettant de prévenir et de maîtriser les risques, ça vous tente ?

Apave recherche un/e Assistant/e Administratif/ve Cellule Appel d'Offres DO Conseil

Concrètement, en quoi va consister votre quotidien ?
Après votre parcours d'intégration, vous serez amené à réaliser plusieurs missions :

A. Coordination des dossiers de réponse :
-> Garantir la fluidité et l'efficacité de la préparation des réponses.

Gestion des échéances et jalons :
Garantir le respect des délais pour chaque réponse à appels d'offres. Identifier avec les équipes les jalons clés de la réponse et anticiper les potentielles dérives. Coordonner les contributeurs dans la constitution du dossier, dans son suivi et effectuer les relances nécessaires.

Centralisation et suivi documentaire : Rassembler les documents produits et fournis par les différentes parties prenantes internes. Récupérer les mises à jour publiées par le client pendant le processus de réponse et informer l'équipe de réponse.

Suivi proactif des tâches : Maintenir un tableau d'avancement par appel d'offres des différentes contributions et de la répartition des tâches entre les équipes (technique, commerciale, administratif, juridique....). Identifier les éventuels retards et imprévus.

B. Gestion administrative et conformité:
-> Assure la conformité et la rigueur administrative de chaque dossier de réponse

Rédaction et vérification des documents administratifs : rédige, vérifie la conformité, et complète tous les documents administratifs requis pour l'appel d'offres (ex : DC1, DC2, attestations, Kbis...)

Assemblage du dossier administratif : assemble le dossier administratif final en respectant les exigences du client (format, signatures, ordonnancement des pièces..)

Validation et obtention des signatures : veille à l'obtention de toutes les signatures internes requises sur les documents clés de l'offre (contrats, propositions, engagements) en tenant compte des délais impartis et des seuils de responsabilité définis en interne.

Préparation des envois : assurer la préparation administrative des dossiers pour leur envoi dans le respect des exigences client.

C. Reporting :
-> Participe à l'amélioration continue des processus et assure le suivi des indicateurs

Archivage et traçabilité : gérer l'archivage des dossiers envoyés assurant une traçabilité et accessibilité des documents.

Reporting d'activité : tenir à jour un tableau de bord de suivi des appels d'offres pour fournir une synthèse régulière de l'activité. Ce reporting inclut l'analyse des opportunités en cours, les dates de décision et soutenance, ainsi que le taux de succès et d'échec.

Optimisation : participation à l'amélioration du processus (avoir un oeil critique)

#LI-JB2