Secretaire du Pôle des Productions Audiovisuelles H/F

Etablissement de Communication et de Pro

Vos missions principales sont :

Gestion administrative

- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des courriels du pôle ;
- Rédiger, mettre en forme, diffuser et archiver les courriers, notes, comptes rendus, feuilles de service et documents administratifs ;
- Assurer le classement, l'archivage (papier et numérique) et la mise à jour des dossiers de production ;
- Suivre les circuits de validation administrative et hiérarchique (parapheurs électroniques) ;
- Assurer la planification des agents et son suivi pour les congés, RTT, repos compensateurs et les permissions.

Suivi des productions

- Assister les chefs de projets dans le suivi administratif des projets (devis, bons de commande, conventions, contrats, facturation) ;
- Mettre à jour les tableaux de suivi de production et les plannings ;
- Centraliser et diffuser les informations liées à l'avancement des projets.

Organisation et logistique

- Organiser et préparer les réunions, rendez-vous et déplacements (réservations, convocations, ordres de mission.) ;
- Assurer la coordination logistique lors des missions opérations extérieures.

Interface et coordination

- Servir de point de contact entre le pôle, les autres services de l'ECPAD et les partenaires extérieurs ;
-Faciliter la circulation de l'information au sein de l'équipe ;
- Travailler en coordination permanente avec l'assistante du chef de pôle afin d'assurer la continuité administrative et le suivi des priorités.

Vos missions secondaires sont :

Soutien au département du pilotage des productions

- Réservation de taxis en fonction des feuilles de service (FS), gestion de l'abonnement taxi et certification le cas échéant
- Demande de régie ;
- Demande d'avance de frais de mission ;
- Archivage sur Acropolis des factures certifiées ;
- Gestion et rangement de la boîte mail « administration PPA » : attribution des messages et classement dans les dossiers appropriés ;
- Gestion des biodatas : mise à jour, relance en cas de pièces expirées, ajout lors des nouvelles arrivées ;
- Mise à jour des tableaux de suivi (Word et Excel) ;
- Validation des tâches terminées dans l'outil Smart Evo ;
- Création des ordres de mission (selon organisation retenue).

Appui à l'administration de production (selon organisation et montée en compétence)

- Déclarations SDRM et DPAE ;
- Attribution et suivi des numéros d'objet et de contrat ;
- Envoi des parapheurs pour signature des contrats et mise en ligne des contrats signés sur Acropolis ;
- Mise en paiement des contrats d'intermittents ;
- Participation à l'amélioration des procédures internes ;
- Appui ponctuel à l'organisation d'événements ou de projections ;
- Contribution au respect des règles de sécurité, de confidentialité et de déontologie propres au ministère des Armées.

Connaissances :

- Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative ;
- Connaissance de l'environnement institutionnel et, idéalement, du secteur audiovisuel ;
- Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint ;
- Maîtrise des techniques et des outils audiovisuels.

Savoir-être :

- Discrétion et sens aigu de la confidentialité ;
- Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation ;
- Esprit d'équipe et qualités relationnelles ;
- Réactivité, adaptabilité et capacité à travailler dans un environnement opérationnel.

Savoir-faire :

- Excellentes capacités rédactionnelles et orthographiques ;
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, outils collaboratifs) ;
- Capacité à organiser, prioriser et suivre plusieurs dossiers simultanément ;
- Aisance dans la communication orale et écrite.

Ce poste est proposé sur la base du recrutement d'un fonctionnaire ou du recrutement d'un agent contractuel (contrat CDD 2 ans renouvelable : possibilité de CDI au bout de 6 ans)