Secrétaire Appui à la Direction H/F

Handitoit Provence

Rattaché(e) directement au Président et à la Directrice, vous assistez la direction dans la gestion administrative, l'organisation des instances et la communication de l'association. Vous contribuez à la coordination interne, au respect des obligations légales et statutaires et au bon déroulement des activités associatives.

Vos missions seront :

1. Assistanat de direction
- Gérer l'agenda du Président (réunions, rendez-vous, déplacements)
- Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions du Conseil d'Administration (convocations, ordres du jour, comptes rendus)
- Filtrer, prioriser et traiter les courriels
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents officiels (courriers, communications écrites, rapport d'activité)

2. Gestion administrative
- Assurer le suivi administratif des dossiers liés à la vie associative
- Classer et archiver les documents (papier et numérique)
- Mettre à jour les bases de données (adhérents, partenaires, bénévoles)
- Piloter la campagne d'adhésion
- Piloter les conventions (signatures, suivi, archivage)
- Soutenir l'assistant de gestion dans le pilotage des contrats et assurances
- Veiller au respect des obligations légales et statutaires (AG, CA, déclarations)

3. Soutien à la gouvernance associative
- Préparer les Assemblées Générales, Conseils d'Administration et réunions de bureau
- Rédiger les procès-verbaux et assurer leur diffusion

4. Communication et relations internes/externes
- Être l'interface entre la direction, les partenaires et les institutions
- Participer à la communication interne et externe de l'association
- Accueillir et informer les interlocuteurs, physiquement ou à distance

5. Appui logistique et organisationnel
- Organiser les déplacements, événements et actions de l'association
- Gérer les commandes de fournitures et le suivi des prestataires

Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques, disposez d'excellentes capacités rédactionnelles et d'une orthographe irréprochable