Secrétaire de Direction en Établissement H/F

Direction de l'administration pénitentiaire - DISP TOULOUSE

Sous la responsabilité du Chef d'Etablissement, le secrétariat de direction a pour mission d'assurer la gestion et le suivi du courrier, d'élaborer et rédiger des documents administratifs ainsi que l'accueil et l'information du public.

Ce service se compose d'un secrétaire administratif et d'un adjoint administratif.

II - Description du poste

En matière de management, cet agent est chargé del'encadrement d'un adjoint administratif.

Il est chargé de la responsabilité de ce service.

Les tâches suivantes sont effectuées par le secrétariat de Direction:

Gestion et suivi du courrier:

·Réception et tri du courrier arrivée par service

· Enregistrement du courrier arrivé et départ

·Dispatching du courrier au service concerné après visa du Chef d'établissement

· Gestion des messageries (traitement et dispatching)

· Dactylographie et mise en forme des notes de service, courriers, rapports...

· Affichage, classement et archivage

Champs d'intervention:

· Accueil, orientation et informations des partenaires institutionnels et du secteur privé

· Gestion des autorisations d'accès à l'établissement et des badges

· Gestion des appels téléphoniques (filtrage et renseignements)

· Gestion de l'emploi du temps du service et des déplacements

· Organisation des réunions

·Secrétariat des réunions (procès-verbaux, comptes-rendus, ....)

· Suivi et mise en forme du rapport d'activité annuel

· Préparation et gestion de dossiers spécifiques (archivage M3P, ...)

· Recherche des textes réglementaires et législatifs

Compétences requises

· connaissance de l'administration pénitentiaire et de ses partenaires,

· maîtrise de l'outil informatique,

· confidentialité+++,

· Sens de l'accueil.

Connaissances

Environnement professionnel
Méthode
Administration
Politique
Traiter l'information

Savoir-être
Capacités relationnelles
Capacités de jugement
Capacité d'organisation et à conduire l'action
Capacité à se mobiliser

Savoir-faire

Fonctionnement et organisation de l'AP
Fonctionnement et organisation de l'établissement

Organisation judiciaire et administrative
Les différents partenaires extérieurs et leur fonctionnement

Mettre en oeuvre les techniques de communication interne et externe
Mettre en oeuvre les techniques et outils de collectes et de traitement des données

Utiliser les logiciels et applications spécifiques à l'AP
Utiliser les logiciels et applications bureautiques

Les orientations de l'AP relative au domaine de l'emploi

Mettre en oeuvre le plan de classement relatif au domaine de l'emploi, Analyser, synthétiser, rédiger des notes, rapports, documents

Aptitude à l'écoute et au dialogue
Aptitude à assurer l'interface entre les différents intervenants, Sens du travail en équipe, Maîtrise de soi

Capacité d'analyse, discernement, sens de l'éthique
Capacité à organiser et à prioriser, rigueur
Esprit d'initiative