Assistante Administrative et d'Accueil - Trelaze H/F

Communes

Suite à un départ en retraite, un poste d'assistant administratif au sein du service logistique est à pourvoir.

Missions :
- Organisation et gestion administrative du service
Tâches administratives liées au poste :
- Gestion de la facturation restauration scolaire et adulte (logiciel INOE, portail famille) a l'aide des logiciels, il faut vérifier et contrôler les absences, et les réservations de repas.
- Créer les factures à l'aide d'Inoé. Exporter les fichiers au trésor public.
- Assurer le suivi des virements et des potentiels anomalies en contact avec le trésor public, le service finance et les familles.
- Répondre aux appels téléphoniques (filtrer et redistribuer les appels aux responsables ou en production dans la cuisine centrale), gestion des mails
- Accueil physique des agents, prestataires et des livreurs, transmission des informations aux responsables.
- Tenir à jour les tickets essence des véhicules en service et les remettre chaque mois, au service concerné en mairie.
- Réception des différents fournisseurs (réception marchandises, ouverture du sas d'accueil pour les livraisons.)
- Gestion et suivi des clés données aux agents pour leurs sites et en fonction de leurs besoins
- Suppléance du responsable et de l'adjoint en cas absence pour les modifications de planning et la gestion quotidienne (transmettre les feuilles de suivi aux livreurs etc.)

Liaisons fonctionnelles principales :
- Internes : Hiérarchie, cuisiniers, les agents d'entretiens
- Externes : les familles, les prestataires, fournisseurs, les commerciaux

Fonctions et moyens spécifiques utilisés :
- Inoé (logiciel de facturation)
- Berger Levrault (logiciel de suivi comptable)
- EPack Pro (logiciel de traçabilité des températures des denrées)
- Réolin (Logiciel de planification des semaines des agents)
- Anett (Logiciel de suivi du linge et des EPI pour les agents)
- Pack office 365

Contraintes spécifiques du poste :
- Congés uniquement sur période de vacances scolaires
- Horaires aménageables en fonction de la logistique et des évènements au besoin.

Compétences requises :
- Connaissances du logiciel de facturation (formation possible à la prise de poste)
- Autonomie
- Qualité relationnelle reconnue et accueil de public
- Maîtrise de l'outil informatique

Horaires de travail :
Poste à temps complet :
Du lundi au vendredi : 8h00/13h00 - 14h00/16h30

Avantages :
- RIFSEEP / CNAS / chèques déjeuners / Prime semestrielle / FMD / Chèque CADHOC