Assistant de Direction - Office Manager H/F RATP DEV

RATP Dev est une filiale du groupe RATP, leader des réseaux de rail urbain à grande capacité. RATP Dev est présent dans 15 pays sur 5 continents et pour plus de 100 villes, nos 24 000 collaborateurs conçoivent, exploitent, maintiennent et modernisent des réseaux de transport public.

RATP Dev Lyon assure depuis le 1er janvier 2025 la gestion des 4 lignes de métro, 7 lignes de tramway et 2 lignes de funiculaire du réseau TCL, au service de la vision portée par SYTRAL Mobilités pour les habitants de la métropole de Lyon.

Les 1600 collaborateurs de RATP Dev Lyon s'engagent autour d'une passion commune : améliorer la qualité de vie et l'expérience des voyageurs en leur apportant toujours plus de sécurité, de confort et de solutions personnalisées.

RATP Dev Lyon est un employeur qui adhère au principe de l'égalité des chances. Nous accueillons et célébrons la diversité. Nous nous engageons à créer un environnement inclusif à tous nos salariés.

Afin de renforcer nos équipes, nous recherchons, dans le cadre d'un contrat CDI basé à Villeurbanne, un(e) :

Assistant de Direction et Office manager H/F

Le/la assistant(e) de direction et office manager assure un appui quotidien et facilite l'organisation du travail de la direction projets et sécurité ferroviaire (DPSF) de RATP DEV Lyon. Il/elle contribue à la coordination et au bon fonctionnement des équipes sur les plans administratif et logistique.

Il/elle assure en outre la gestion du bâtiment Olympe de Gouges siège de RATP Dev Lyon, et contribue à en faire un lieu de vie agréable.

Périmètre de l'activité d'assistant(e) de direction

La Direction Projets et Sécurité Ferroviaire (DPSF) est constitué d'environ 40 personnes. Le staff de cette direction est constitué :

- D'un directeur et d'une directrice ajointe pour lesquels un travail en proximité et un assistanat renforcé sont attendus (pilotage d'agendas, gestion des rendez-vous, organisation de réunions périodiques et ponctuelles, ...).
- De trois manageurs de services, de chefs de projet et de chargés d'affaires pour lesquels un assistanat plus ponctuel est attendu.

Assistanat de direction

- Gérer les agendas et les conflits, organiser les rendez-vous périodiques et ponctuels, internes RATP DEV Lyon ou externes (montage en interface avec d'autres assistant(e), réservations de salles, gestion des déplacements, ...),
- Pour les missions de prestations intellectuelles, ou d'assistance technique avec le Groupe RATP de la DPSF, en lien avec les chefs de projets, établir les contrats avec les achats et en faire un suivi économique dont les réceptions et facturation.
- Préparer certaines des réunions, envoi des ordres du jour, diffusion de CR, enregistrement de documents, ...
- Rédiger des documents et courriers : collecter les informations, rédiger et mettre en forme, classer / enregistrer les documents et informations, conformément aux règles de RATP DEV Lyon en utilisant les GED ou SharePoint.
- Gérer les courriers entrants, mails : récupération, attribution, suivi et archivage,
- Accueillir les nouveaux arrivants et les stagiaires, préparer poste de travail, informatique, téléphone, cartes de services, identification dans les systèmes ....
- Gérer les EPI du personnel de la DPSF,
- Mettre en oeuvre un calendrier partagé des absences,
- Accueillir physiquement et par téléphone, orienter les visiteurs,
- Diffuser des informations générales des différents services de l'entreprise,
- Préparer et organiser des évènements de la Direction Projets et Sécurité Ferroviaire (DPSF),
- Gérer l'intendance de la direction (fournitures, matériel, voiture de service, ...), gérer les commandes et facturations,
- Suivre spécifiquement des dossiers : budgets, plannings, décisions, jalons...

Office management

- Assurer la gestion courante du bâtiment Olympe de Gouges, siège de RATP DEV Lyon : gestion des prestations d'accueil, de propreté, de gardiennage du bâtiment, et de gestion du courrier en lien avec les prestataires. Evaluer la performance des prestataires, mettre en place un suivi de plan d'actions le cas échéant, et, en coordination avec les achats, agir sur les entreprises lorsque nécessaire.
- De manière périodique, superviser la gestion des incidents en lien avec les équipes de maintenance de RATP DEV Lyon, de manière à s'assurer que le traitement des dépêches est efficace (affectations, délais de traitements, ...). Le passage des dépêches est à la charge de chaque personne de RATP DEV Lyon qui constate un désordre.
- Collecter et gérer des besoins sur les fournitures importantes dont besoins d'aménagement, et suivi si nécessaire.
- En coordination avec les achats, notamment à l'occasion des renouvellements de contrats que les achats conduisent, être en mesure d'évaluer la performance du prestataire sortant et d'indiquer aux achats les points d'amélioration à apporter aux contrats.
- Gérer des places de parking.
- Se coordonner avec Keolis Bus Lyon, pour la gestion du site.
- Être informé par le responsable sécurité incendie des sujets concernant le bâtiment.