Assistant Direction des Actions Éducatives - Villejuif H/F

Communes

Sous l'autorité directe du Directeur des Actions Educatives, votre rôle sera d'apporter un
appui à la direction. Vos responsabilités incluront l'organisation d'agenda, la gestion, la
communication, l'information, l'accueil, le classement et le suivi des dossiers transversaux
et stratégiques. Il vous faudra également construire des outils transversaux pour assurer
une collaboration efficace avec la Direction Alimentation et Entretien des écoles. En effet la
Direction de l'Education s'est scindée en deux directions distinctes depuis juillet 2022 : la
Direction des Actions Educatives et la Direction Alimentation et Entretien des écoles. De
plus, vous jouerez un rôle central dans la liaison avec le Service Administratif et Financier.

Soutien à l'organisation et gestion des priorités
En tant qu'Assistant.e de Direction, vous jouerez un rôle clé en aidant à organiser les
activités de la Directrice. Vous serez chargé.e de gérer l'accueil téléphonique, de filtrer les demandes, de gérer l'agenda et d'organiser les rendez-vous en fonction des priorités. Vous serez également responsable de l'organisation logistique des réunions et des missions, ainsi que de la réception et de la gestion du courrier électronique et papier.
Suivi des projets et activités
Vous serez impliqué.e dans le suivi des projets et des activités de la Direction. Cela
comprend la prise de notes lors de réunions, la rédaction de courriers, la recherche
d'informations réglementaires et la tenue d'une veille règlementaire. Vous serez également chargé.e de constituer des dossiers et d'anticiper les réunions en collectant les informations nécessaires à leur bonne tenue.
Suivi des ressources humaines et financières
Vous aurez la responsabilité de suivre les ressources humaines et financières de la
Direction. Cela implique la veille budgétaire, le traitement des factures et des bons de commande, la tenue de tableaux de suivi des activités et la proposition de nouveaux outils en lien avec les enjeux de la réorganisation de la Direction. Vous mettrez à jour les tableaux de suivi du personnel en collaboration avec la cellule RH et les services concernés.