Secrétaire Administratif - Assistant de Direction H/F

Association Proximite Services

Description du poste
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Placé sous l'autorité de la Direction de l'entité, l'Agent Administratif, Assistant de Direction assure principalement l'accueil physique et téléphonique de l'entité ainsi que les courriers de la Direction. Son rôle est primordial car il est l'interface entre le personnel administratif, les différents interlocuteurs de l'Association et les clients. Cette personne doit être capable de donner une image positive de la structure et de présenter son activité. l'Agent Administratif accomplit également des tâches administratives de premier niveau, la gestion de la flotte automobile, téléphonique et les horodatages.

Activités
Accueil physique et téléphonique
Accueil des visiteurs (usagers, salariés, candidats, partenaires extérieurs, etc.)
Réception des appels téléphoniques et transmission à leurs destinataires.
Prise et diffusion de message (pop up) via le logiciel CONTACT.

Gestion du courrier
Transmission du courrier et enregistrement dans le logiciel interne après l'avoir daté

Travaux administratifs divers
Saisie des contrats de travail et avenants pour le Service Mandataire
Saisie des contrats de Prestation ou de Mandat (à soumettre à Madame ..)
Remise des gants aux intervenantes, enregistrement sur la fiche de stock
Création des Fiches Employeurs ou des Demandes Complémentaires de services : Compléter ces fiches dans les Logiciels adaptés, concernant les tâches effectuées au domicile ainsi que le nom des intervenantes
Ponctuellement : Modification des plannings des intervenantes suite à l'appel de l'intervenante ou de l'usager
Si nécessaire : Edition des feuilles de présence et, en fin de mois, pointer le retour de ces feuilles de présence pour l'établissements des payes.
Gestion de la flotte automobile, téléphonique et des fournisseurs.
Gestion des horodatages (pointeuse avec la flotte téléphonique)

Savoir-faire (compétences)
Gérer un standard - Etre organisée
Bonne utilisation des outils de bureautique - Connaissance des logiciels Word et Excel Tableaux croisés dynamiques IA
Connaissance logiciel ARCHE MC2
Connaissance des services proposés par l'Association et savoir en assurer la promotion

Savoir être (qualités personnelles)
Bonnes capacités relationnelles et amabilité tant sur l'Accueil téléphonique que sur l'Accueil physique
Sens de l'écoute et disponibilité - Discrétion
Savoir gérer les situations de stress