Assistant a la Direction Rehabilitaton et Patrimoine H/F HLM

Positionnement
Rattaché(e) à la Direction Réhabilitation & Patrimoine, l'assistant(e) intervient en appui direct du Directeur et des Chargé(s) d'opérations Réhabilitation & Patrimoine.
Le poste est un poste pivot, garantissant la fiabilité administrative, la structuration des dossiers et la fluidité de fonctionnement de la direction, sans responsabilité de pilotage technique des opérations.
Il/elle assure un appui administratif et organisationnel structurant à la Direction Réhabilitation & Patrimoine, en contribuant à la sécurisation des processus, au suivi des dossiers et à la coordination des interfaces internes et externes.

Appui administratif et organisationnel de la direction
Assurer le suivi des courriers et courriels, ainsi que la diffusion des informations internes et externes
Gérer les agendas et organiser les réunions de la direction
Préparer les ordres du jour et assurer la rédaction et/ou la diffusion des comptes rendus
Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire (supports physiques et dématérialisés)
Mettre à jour et fiabiliser les outils de suivi de l'activité de la direction (plannings, tableaux de bord, indicateurs)

Appui administratif aux opérations de réhabilitation
Constituer et assurer le suivi administratif des dossiers d'opérations
Préparer et suivre les bons de commande
Apporter un appui à la préparation administrative et à la mise en forme des dossiers présentés en commissions internes
Assurer le suivi administratif des marchés (pièces contractuelles, avenants, OS préparatoires)
Garantir le suivi documentaire des livraisons d'opérations
Saisir et mettre à jour les données des opérations dans le progiciel métier
Instruire les dossiers administratifs de sous-traitance
Assurer le suivi des demandes et démarches administratives liées aux opérations
Assurer l'appui administratif aux démarches d'urbanisme liées aux opérations (préparation et dépôt des dossiers de PC et DP, en lien avec les services compétents).

Appui administratif aux opérations de remplacement de composants et patrimoine
Apporter un appui administratif aux opérations de remplacement de composants et de gros entretien
Préparer, transmettre et classer les bons de commande
Assurer le suivi administratif des interventions récurrentes sur le patrimoine
Mettre à jour les outils de suivi du patrimoine (tableaux de suivi, indicateurs simples)
Interfaces interne / externe
Assurer l'interface administrative avec les entreprises, prestataires et services internes (finances, juridique, proximité
Organiser les réunions techniques (logistique, convocations)
Assurer le suivi des échanges et des relances, en lien avec les opérations en site occupé