Assistant d'Agence H/F Au Fil des Toits

Dans une volonté d'affirmer notre présence dans la zone Occitanie, l'agence Au Fil des Toits de BEZIERS recherche un(e) Assistant(e) d'Agence.

Sous la responsabilité de la Direction de l'agence, vous assurez le soutien administratif, organisationnel et opérationnel de l'agence, avec une forte implication dans le développement commercial, le suivi des projets et des chantiers.

Véritable bras droit du Responsable d'Agence, vous participerez activement au développement de l'activité et au pilotage quotidien de la structure en termes de :

Support à l'agence :

- Assurer la gestion de l'agenda, des rendez-vous, réunions et déplacements de la direction et de l'équipe commerciale
- Traiter les appels, courriers et emails en lien avec les partenaires, clients et fournisseurs
- Assurer la gestion des besoins de l'agence en termes de matériel (fournitures, consommables, gestion de commandes spécifiques ...)
- Organiser le classement et l'archivage physique et numérique des documents

Support au développement commercial :

- Assurer la prospection téléphonique et participer ainsi au développement de l'agence en prenant des RDV auprès d'interlocuteurs
- Participer à l'élaboration d'actions commerciales opérationnelles
- Administrer l'ensemble de la relation commerciale (accueil téléphonique, correspondances, suivi devis, validation commande, mails ...)

Gestion administrative de l'activité commerciale :

- Participer au suivi administratif des appels d'offres (veille, préparation des dossiers, dépôt)
- Gérer les documents administratifs liés aux chantiers (plans, contrats, PPSPS, attestations, gestion administrative déchets amiantes etc.)
- Valider les commandes clients
- Gérer la facturation clients
- Suivre la facturation fournisseurs
- Assurer le lien avec le Responsable d'Agence sur la conduite de travaux
- Suivre les tableaux de bord de chantier (budgets, plannings, échéances)
- Saisir et suivre les informations de production sur notre tableau de pilotage

Gestion de la comptabilité agence

- Suivre les règlements clients
- Appui à la gestion Comptabilité
- Être un élément moteur en termes de relance facturation
- Gérer les notes de frais

Tâches complémentaires :

- Appui à la gestion RH (suivi des heures, dossiers du personnel, visites médicales, etc.)
- Participation à l'organisation des réunions internes et événements d'entreprise
- Préparer des reportings réguliers pour la direction