Charge d'Administration et de Gestion des Manifestations - Ormesson-Sur-Marne H/F

Communes

Gestion et organisation des manifestations
- Préparer et suivre le calendrier des manifestations de la Ville (rétroplanning, suivi des étapes, échanges avec les organisateurs...) ;
- Participer à la préparation et à l'organisation des manifestations de la collectivité (culturelles, sportives, institutionnelles, associatives...) ;
- Organiser la logistique des manifestations : réservations de salles et matériels, relations avec les prestataires, services municipaux, organisateurs, gestion des plannings et des besoins techniques, réunions de préparation, communication, comptes-rendus, bilans et évaluations ;
- Assurer le suivi opérationnel le jour J : accueil des intervenants et du public, contrôle de la mise en place, gestion des imprévus, communication, reporting ;
- Contribuer aux actions de communication : informations pratiques, invitations, supports de présentation en lien avec le service communication et les organisateurs, valorisation sur les supports de communication du service.
Suivi administratif du service
- Gérer la régie et la billetterie du service :
o Régisseur titulaire de la régie recettes ;
o Régisseur mandataire de la régie d'avance ;
o Chargée de la billetterie.
- Gérer et suivre la boîte mail « manifestations » du service ;
- Assurer le suivi et les relations avec les partenaires : services municipaux, associations, prestataires, organisateurs... ;
- Rédiger des comptes-rendus, synthèses et bilans permettant de transmettre des indicateurs statistiques et outils d'aide à la décision pour la hiérarchie ;
- Participer à la mise en place de la saison culturelle du service en lien avec la responsable du service et la régisseuse technique ;
- Participer à la mise en place de la saison cinématographique en lien avec la responsable du service et la régisseuse technique ;
- Assurer partiellement l'accueil auprès du public ;
- Assurer ponctuellement le lien avec les associations hébergées au sein du site en lien avec la responsable du service et la responsable du service de la vie associative ;
- Participer aux évènements organisés par le service et les autres organisateurs.
CONDITIONS PARTICULIERES
- Un cycle de travail adapté à l'activité du service avec une présence lors des manifestations selon un planning annuel (périodes hautes et périodes basse / soirs et week-ends) ;
- Un planning de travail établi au rythme saisonnier de septembre à août ;
- Des périodes de congés liées à la fermeture annuelle du service (Noël, Eté)

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