Gestionnaire Planning dans l'Aide a Domicile H/F

France Travail

Le Groupement Bienvieillir en IDF
Le groupement de coopération sociale et médico-sociale réunit aujourd'hui 5 associations aux activités complémentaires d'aide et de soin à domicile.
Son objectif consiste à permettre à la personne fragilisée de rester à domicile en garantissant une qualité de vie selon ses habitudes quotidiennes.

Définir avec la personne aidée, à partir de son projet de vie et d'une évaluation des besoins, le plan d'intervention personnalisé, établi par le responsable de secteur, est le socle de la relation unique de confiance qui guide chacune de nos interventions. Notre service a pour vocation de permettre à chaque personne aidée de rester à domicile selon ses souhaits, en proposant un service de qualité.

Tâches principales : Organiser les plannings

Organisation des plannings sur le logiciel métier dans le respect des procédures existantes et du plan d'aide du client :

Edition et remise des plannings
Mise à jour des semaines types
Collecte et validation des feuilles d'heures
Transmission des éléments indispensable aux intervenants (trajets, Plan d'aide, ect)
Transmissions aux bénéficiaires des emplois du temps (mise en place, modification, remplacements, etc)
Saisie des congés et absences clients
S'assurer de l'adéquation permanente aux situations des clients.
Traitement efficace des urgences
Optimisation des plannings :

Proposition de remplacements
Suivi des heures accordées
Démarche d'amélioration ratio Heures prestées/heures accordées
Gestion au quotidien des salariés intervenants

Etablir les plannings selon le temps de travail prévu au contrat des salariés, respecter les plafonds prévus par la réglementation du travail et la convention collective

Appliquer les consignes du responsable de secteurs et l'informer de toute anomalie.

S'assurer de la connaissance et application des procédures par les salariés intervenants

Contrôler la disponibilité et la remise des éléments matériels (véhicules, badgeuses, gants, blouses, clefs ) nécessaires à la mise en oeuvre des prestations
Gestion administrative de l'agence
Assister le responsable de secteur dans la gestion administrative de l'agence.

Recueillir, contrôler la conformité et la régularité de l'envoi au siège des documents nécessaires à l'établissement de la paie et à la facturation Clients (éléments de paie mensuels)

Contrôler, saisir dans le logiciel métier et transmettre les dossiers clients au siège.

S'assurer de la bonne organisation administrative de l'agence :

Mise à disposition des documents internes et externes à jour
Prise d'appel et traitement
Commande de fournitures et consommables
Gestion des clefs clients et agence
Prendre connaissance quotidiennement des messages saisis dans le logiciel métier et les traiter efficacement en indiquant la réponse apportée à la demande ou à l'information.

Compétences requises

Le gestionnaire planning devra avoir une capacité d'autonomie et d'organisation dans son travail, Méthodique avec une bonne connaissance de la bureautique et du logiciel métier à disposition, L'assistant devra maitriser les procédures mises en place par la Direction.

Compétences :

Analyse et réalisation d'un diagnostic de la situation rencontrée
Maîtrise du pack office et des logiciels APOLOGIC (de préférence)
Qualités requises :
Rigueur administrative
Capacités relationnelles (positionnement professionnel)
Réactivité
Bonne organisation
Aisance rédactionnelle
Sens du travail en équipe
Formation : formation minimum Bac +2 dans le domaine du social (souhaitable)
Rémunération : selon CCN BAD + prime d'activité