Assistant de Direction H/F LIP Tertiaire

Avec plus de 180 agences d'emploi spécialisées par domaine d'activité et réparties sur l'ensemble du territoire, le Groupe LIP Intérim et Recrutement propose toute l'année de nombreux postes en CDI, CDD et Intérim. Nos consultants se consacrent exclusivement au recrutement de professionnels du tertiaire, de l'ingénierie, des services, de la santé et du médical.
L'agence LIP PARIS TERTIAIRE recherche un(e) Assistant(e) de direction H/F en intérim pour un remplacement pour l'un de ses clients situé à Bry Sur Marne (94).

Mission : venir renforcer et seconder, en l'absence de l'une des deux assistantes de direction du pôle Assistanat de la direction de constituée de la Présidence, de la Direction générale déléguée (DGD) et du Secrétariat général (SG), l'assistante de direction de la Présidence et du Secrétariat général.
Dans ce cadre, assurer plus spécifiquement l'assistanat de la Direction générale déléguée dans la gestion de ses activités.

Activités principales :

Seconder l'assistante de direction de la Présidence et du Secrétariat général dans la gestion du pôle Assistanat de la Direction et gérer, plus spécifiquement, l'assistanat du périmètre de la Direction générale déléguée :
Gérer, en lien avec l'assistante de direction, les agendas de la direction
Accueillir et orienter les visiteurs internes ou externes dans leurs demandes
Réceptionner, en français et en anglais, les appels, les courriers, les messages téléphoniques, les informations importantes et en assurer les relances et leurs transmissions
Prendre en charge l'organisation et la logistique de déplacements professionnels
Assurer la coordination du planning, la gestion et l'accréditation des hébergements et des relations avec les prestataires, pour les salons et marchés
Gérer et suivre les missions ainsi que les notes de frais des directeurs
Organiser la logistique des réunions (notamment des Comités CODGD, Comité d'Orientation Editoriale et comité scientifique...) : formalisation des ordres du jour, identification et réservation du lieu/salles, négociation des coûts, préparation des dossiers, génération des invitations...
Contribuer à la préparation des dossiers nécessaires au bon déroulement des réunions et rendez-vous
Participer à certaines réunions
Assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus
Veiller, le cas échéant, au suivi des décisions prises
Concourir à la mise à jour de la base de contacts de la direction

Organiser et coordonner, en lien avec l'assistante de direction de la Présidence, les activités relatives au fonctionnement de la Direction et directement celles de la Direction générale déléguée :
Hiérarchiser, traiter et organiser l'ensemble des informations administratives
Assurer le classement et l'archivage des courriers et dossiers
Organiser la circulation, la diffusion et le suivi des informations internes et externes
Contribuer, le cas échéant, au suivi des dossiers transverses de la direction générale déléguée en lien avec les assistantes des autres directions
Gérer pour la Direction générale déléguée le suivi des dossiers administratifs RH (demandes CDI/CDD, stagiaires, etc.)
Vérifier et être garante pour la direction, de la bonne application des procédures administratives en vigueur
Gérer les abonnements et la documentation
Assurer l'intendance pour la direction (approvisionnement en fournitures, workflow avec les services généraux) et la communication au sein de l'échelon central
Etablir des demandes d'achats (Qualiac) et suivre toute la chaîne de commande jusqu'à la facturation

Veiller à la bonne continuité des activités du pôle assistanat de direction de la direction :
Organiser et coordonner, en lien avec l'assistante de direction de la Présidence et du Secrétariat général ainsi que les autres assistantes de direction des directions, en prévision de son absence, le suivi de son plan de charge, pour assurer la continuité de l'assistanat de la direction

Assurer les rôles de gestionnaire temps et de correspondante formation pour la Direction et directement celles de la Direction générale déléguée :
Effectuer le suivi des absences pour congés, absences maladie, formations et relances auprès des salariés rattachés à la DGD en cas d'anomalie
Assurer le suivi mensuel des salariés rattachés à la DGD à temps partiel dans l'outil dédié
Réaliser la saisie ainsi que le suivi administratif des heures supplémentaires des salariés de la DGD
Collecter les besoins en formation des salariés rattachés à la Direction générale déléguée
Assurer la consolidation de ces besoins et leur transmission à la DRH
Effectuer le suivi de la mise en oeuvre et de la planification de ces formations
Le poste est basé à Bry-Sur-Marne