Assistant ADV Export H/F Sinclair Ressources

Finalité du poste
L'assistant ADV Export - Flux amont H/F assure le traitement administratif des dossiers clients export, en amont de la préparation et de l'expédition des commandes.

Relations de travail
L'assistant ADV Export - Flux amont H/F travaille principalement en collaboration avec les équipes internes du service export, notamment :
l'équipe commerciale export (contrôle des prix, marges, écarts sur les commandes clients), l'administration des ventes export, le service ordonnancement export, pour le cadencement des commandes et le suivi des disponibilités, le service qualité, pour le traitement des litiges, le service financier, pour le suivi des règlements, encours et retards de paiement.
Il/Elle est également en relation quotidienne avec les clients export, principalement par mail et par téléphone.

Activités principales
L'organisation du travail est définie par le Responsable des Ventes Export, qui fixe les priorités en fonction des orientations stratégiques et commerciales de l'entreprise. Un portefeuille clients est attribué à chaque assistant ADV export selon les compétences linguistiques et les volumes clients.
À ce titre, l'assistant ADV Export - Flux amont H/F est en charge de :
Traiter quotidiennement les ordres de commande, qui doivent être instruits dans la journée.
Assurer le suivi et la relance des règlements clients.
Établir les propositions commerciales et vérifier les éléments associés : conditionnement, consignes spécifiques, marges commerciales, factures proforma.
Gérer les litiges liés aux commandes en lien avec le service qualité ou l'équipe commerciale export, qui peut définir les actions correctives à mettre en place.
Répondre aux demandes clients concernant les pièces, prix, disponibilités ou toute information relative aux commandes.
Préparer les dossiers de l'équipe commerciale en vue des déplacements à l'étranger : fiches clients complètes, commandes en cours, factures en cours ou impayées, litiges, conditions commerciales, remises accordées, Incoterms, etc.
Travailler en lien permanent avec l'équipe ADV Export - Flux aval afin de suivre l'avancement des expéditions, les règlements requis avant expédition et les relances clients pour les prépaiements.
Collecter et préparer les documents nécessaires en cas de contrôle douanier.
Réaliser le calcul des remises de fin d'année (RFA), en fin d'exercice ou selon une périodicité révisée trimestriellement.
Effectuer, le cas échéant, des traductions en fonction de ses compétences linguistiques.
Réaliser diverses tâches administratives liées à l'activité du service export : archivage, création et mise à jour des fiches clients, mise à jour des données dans l'ERP.
Participer à des démarches d'amélioration continue dans le cadre de projets menés par le service ou l'entreprise.

Responsabilités et autonomie
Le poste est rattaché au Responsable Administration des Ventes Export.
L'assistant ADV Export - Flux amont H/F dispose d'une autonomie dans l'organisation de son travail et la réalisation de ses missions.
Le N+1 intervient en appui en cas de litige complexe ou de besoin de conseil technique spécifique.
L'équipe commerciale export peut également intervenir en soutien lors de litiges clients.
Un contrôle régulier de l'activité est assuré par le N+1, notamment lors de demandes spécifiques clients.
Des contrôles ponctuels peuvent être réalisés lors du traitement des commandes comportant des consignes particulières.
L'assistant ADV Export - Flux amont H/F effectue un autocontrôle de son activité, notamment lors de l'édition des factures proforma transmises aux clients.