Secrétaire de Direction H/F

Ass Dept Amis Parents Enfants Inadaptes

Rattaché(e) au Comité de direction, vous assurez et prenez en charge des missions générales d'assistance et de secrétariat sur un large périmètre de thématiques.

Vos missions principales sont :

- Assister le comité de direction sur l'ensemble des dossiers quotidiens en fournissant un soutien administratif et organisationnel et lorsque cela est nécessaire lui fournir les informations lui permettant de prendre les décisions selon les délais arrêtés.
- Accompagner le comité de direction dans les nouveaux projets et assurer la prise en charge des aspects administratifs (appels à projet, appels d'offre, demandes de subvention, cahiers des charges...Etc.)
- Coordonner et organiser les réunions internes et externes
- Organiser, préparer et fiabiliser les éléments pour l'ensemble des réunions : partenaires, internes, avec les directions de pôles, les instances de gouvernance...etc.
- Élaborer, mettre à jour et classer les ressources documentaires (tableaux de bord, rapports, comptes rendus de réunions...Etc.).
- Être l'interface relationnelle entre le comité de direction et les différentes équipes internes, le conseil d'administration et les partenaires externes (CD, ARS,MDPH, autres organismes gestionnaires, ...)
- Coordonner et faciliter la circulation d'informations entre le comité de direction et les différents membres de son équipe
- Gérer les fichiers d'adhérents
- Activité de secrétariat : rédactions de courriers, de comptes-rendus, de procès-verbaux, mise en forme de documents, élaboration de présentation, gestion des parapheurs, classement, archivage.

Au niveau du siège :

- Accueil physique et téléphonique
- Ouverture du courrier et répartition auprès des différentes équipes, gestion de la boite mail du siège
- Gestion et achats des fournitures
- Gestion des réservations de salle du siège
- Interface avec la société de surveillance
- Logistique : mise en oeuvre et suivi des travaux de dépannage
- Suivi des contrats d'entretien et de maintenance, du registre de sécurité
- Suivi des véhicules de service
- Suivi des tickets restaurant

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau 5/6 et un minimum d'expérence requis de 5 ans au cours de laquelle vous avez exercé des fonctions similaires.

Vous maîtrisez bien l'outil informatique et spécifiquement les logiciels Word, Excel et Powerpoint.

Une expérience dans le secteur médico-social et la connaissance de la CCNT 66 seront appréciées.

Profil :

- Capacité à travailler en équipe et en transversalité avec de nombreux interlocuteurs
- Personne de confiance-discrétion
- Sens de l'organisation et de l'anticipation
- Excellente compétence en communication
- Gestion de projets
- Capacité d'adaptation
- Esprit analytique
- Disponibilité et réactivité
- Efficient et efficace
- Bon relationnel et diplomatie
- Polyvalent
- Rigueur
- Autonomie tout en sachant rendre compte
- Compétences scripturales

L'Adapei 80, acteur majeur du secteur médicosocial dans la Somme accompagne quotidiennement plus de 1600 enfants et adultes en situation de handicap intellectuel réparties sur35 établissements, 1000 salariés.