Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F

Humani Terra International

CONTEXTE : HTI, dont le siège social est basé à Sainte-Anne (13008), écrit une nouvelle page de son histoire avec l'élection récente d'un nouveau Bureau. L'ONG souhaite développer de nouveaux projets humanitaires dans des pays en développement en mettant l'accent sur la formation et l'autonomisation des équipes médicales locales, au-delà des opérations.
En tant que petite ONG (1 à 2 salarié.es), les besoins couverts par le poste sont variés.

MISSIONS :

1. ASSURER LE SECRETARIAT DU SIEGE
Suivi du courrier, des appels et de deux messagerie en ligne et orientation vers les bons interlocuteurs, le cas échéant
Rédaction de courriers et de documents
Gestion des dossiers administratifs de l'ONG (gouvernance CA/bureau, RH, finances etc.)
Gestion des documents comptables dans un tableur, en partenariat avec le Trésorier (factures reçues, justificatifs de remboursements etc.)
Assurer l'organisation des CA et AG, et éventuellement la prise de notes le jour J
Commander des fournitures et autres nécessités

2. COORDONNER LES MISSIONS
Une vingtaine de missions part chaque année, avec 3 à 4 bénévoles par mission, le process est le même pour chaque mission.
Coordonner le recrutement de bénévoles en lien avec les "Référents spécialités
Gérer et assurer un suivi rigoureux des dossiers administratifs des bénévoles en mission (mails explicatifs, demande de documents, relances, classement, transfert à l'ONG partenaire, demande de billets d'avion offerts etc.)
Coordonner en anglais, par mail, la logistique de chaque mission avec l'ONG partenaire

3. AMELIORATION CONTINUE
Vous serez aussi amené.e à soutenir la structuration de l'activité:
Mettre à jour et structurer la base de données OHME avec les coordonnées et documents nécessaires
Trier et ranger des dossiers et du matériel

COMPETENCES & QUALITES
- la rigueur organisationnelle nécessaire à la gestion de nombreuses tâches / missions simultanément ainsi qu'à la vérification et au classement de documents
- la capacité à intégrer rapidement le fonctionnement des missions
- la capacité à traiter des données financières (tableaux de suivi)
- attention soutenue
- anglais : écrit professionnel
- patience avec les bénévoles éloignés de l'informatique

Outils informatiques utilisés:
- Google Drive, Documents & Sheets - Gmail - OHME - Brevo

FORMATION & EXPERIENCE
Au-delà de votre formation, ce sont vos précédentes expériences et votre motivation qui seront valorisées.

CE QUE NOUS PROPOSONS
Salaire : selon profil et expérience
Autonomie & soutien d'un manager, une certaine liberté d'organisation dans le travail (télétravail partiel, choix des horaires sont à définir ensemble)
Prise en charge du transport à hauteur de 50%