Assistant Formation - Relations Entreprises H/F

Afpia Lyon

Sous la responsabilité directe de la Responsable Relations Entreprises,
Vous assurez la gestion administrative, logistique et commerciale des stages de Formation Continue dans le respect du système Qualité et règlementaire. La connaissance de la règlementation de la formation et des financements est un atout important. Vous travaillez en liaison avec les entreprises clientes, prospectes, les organismes de financement et les intervenants/consultants identifiés ou à rechercher pour la mise en oeuvre de la formation.
Vous interviendrez également sur l'activité Formation Certifiante, en assurant le recrutement et le suivi administratif d'apprenants jusqu'à leur insertion dans l'emploi, en lien avec les demandes de recrutement des entreprises qui nous adressent leur besoin dont leurs offres en alternance.

Vos missions en lien avec l'offre de formation continue :
- Assurer la gestion administrative et pédagogiques des formations intra et inter-entreprises et suivre les actions de formation en lien avec la Responsable Relations Entreprises :
o Préparer les actions de formations (Planification sur le logiciel de gestion de la relation client YPAREO) : création des dossiers clients, préparation des conventions, contrats formateurs, convocations et tout autre document réglementaire, mise à jour des supports pédagogiques avec les intervenants (maîtrise de Powerpoint) et impression.
o Vous pourrez être amenée à organiser et gérer les déplacements de nos intervenants pour les formations inter et intra entreprises.
o Participer au démarrage des stages lorsque ceux-ci se passent sur site (accueil des stagiaires, mise en place des salles, remise des supports.).
o Consolider les synthèses d'évaluations de satisfaction des stagiaires et envoyer l'enquête de satisfaction aux entreprises clientes.
o Reporter votre activité auprès de votre N+1 (complétude de tableaux de bord).
- Participer à la promotion de l'offre Formation Continue auprès des entreprises par l'envoi de mailings, la réalisation d'enquêtes, de relances, de mises à jour de statistiques par l'utilisation du logiciel de gestion administrative (YPAREO). Vous participez à la promotion de l'offre de formation globale : « Formations Continue et Certifiantes » AFPIA Lyon, lors des Journées Portes Ouvertes, de salons ou événements en lien avec l'insertion/orientation, voire à des publications sur les réseaux sociaux.

Vos missions en lien avec l'offre de formation certifiante :
(sous la responsabilité de la Responsable Relations Entreprises et en lien fonctionnel avec la Responsable Administrative)
- Recrutement stagiaires/apprentis
o Sourcer les candidats par différents canaux
o Informer, orienter les candidats dans leur projet
o Mettre à jour la documentation d'informations
o Être en relation avec les entreprises d'accueil
o Editer les documents contractuels (devis, contrats, conventions, etc.)
o Gérer les contacts entrants et réaliser les démarches nécessaires et adapter à l'interlocuteur suivant le projet de formation (Elaboration de devis, de la convention, renseignement des dossiers financiers, suivi des dossiers via les plateformes dédiées.).
- Inscription et suivi administratif des apprenants/entreprises
o Etablir les convocations et documents associés.
o Suivre les présences et informer si besoin l'entreprise.
o Gérer le suivi du dossier administratif et en assurer les relances jusqu'à sa complétude
o Gérer les inscriptions aux examens et la traçabilité administrative associée
o Préparer les documents pour les entretiens individuels et conseils semestriels
o Préparer les documents pour les réunions Maîtres d'Apprentissage et les visites pédagogiques.
o Réaliser les enquêtes et leur relance et mettre à jour le logiciel de gestion administrative.

Les missions transversales
- Accueil téléphonique, physique
Traitement des demandes d'info