Assistant Administratif de Pôle H/F

Service Public

Organiser la mise en oeuvre matérielle des séances de formation
Assurer une veille pour garantir la disponibilité des ressources matérielles nécessaires au bon déroulement des sessions de formation (devis/commande, fourniture)
Participer à la réservation des salles

Mettre en oeuvre et respecter les procédures administratives et financières en vigueur au sein du GRETA ainsi que les procédures adaptées à chacun des dispositifs et des financeurs

Editer, diffuser, classer, transmettre, rassembler et archiver l'ensemble des documents (dossier stagiaire, dossier de financement stagiaire, convocation, programme, feuille d'émergement, attestation de présence, bilan/évaluation, validation) nécessaire à la réalisation et au règlement des actions par les financeurs

Réaliser les saisies nécessaires au suivi des stagiaires, des actions et de l'activité du pôle
Assurer l'indexation et l'archivage des supports de formation
Assurer la réalisation des dossiers de rémunération des stagiaires à la déclaration de leur frais de déplacement (pour les financements qui le nécessitent)
Préparer et saisir sur YPAREO les données permettant le suivi des stagiaires et de l'activité (fiche stagiaires, clients, conventions, inscriptions.) et éditer les différents documents (attestation, feuille d'émergements, contrat individuel de prestation, convention, tableau de suivi des inscriptions.)
Utiliser les interfaces informatiques des différents financeurs ou partenaires pour la saisie des données demandées
Assurer l'accueil des intervenants (orientation vers les lieux de réunion et formation, distribution des éventuels documents, équipement de la salle, organisation de leur hébergement et restauration) et éditer les dossiers inhérents à leurs frais de déplacement
Contribuer à l'organisation des jurys (réception/transmission des mémoires, de courriel de convocation)
Participer aux réunions, préparer et diffuser le compte-rendu, après validation, à qui de droit
Mettre en oeuvre le système d'archivage
Maitriser les principes de la communication écrite et orale
Participer à la mise en oeuvre de l'ensemble des procédures inhérentes aux dispositifs
Préparer les documents pour les sessions de validation et examens dans le respect des règlements en vigueur

Fournir des informations fiables, adaptées et pertinentes dans le respect des procédures définies
Réaliser des mailings et phoning en lien avec l'assistant(e) commerciale et de communication
Assurer un 1er niveau d'informatique du public (objectif de l'action, tarif, calendriers, procédures de sélection, d'inscription).
Assurer un rôle d'interface entre les stagiaires et le GRETA
(orientation vers les lieux de réunion et de formation, distribution des éventuels documents préparés)

Qualité
Respecter la démarche qualité et les processus liées à l'activité du GIP FCIP