Secrétaire de Site H/F EFS Etablissement Français du Sang

L'EFS est un acteur vital pour le système de santé français, aussi vital que le sang l'est pour l'organisme.
Acteur public, placé sous la tutelle du Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités, il est garant de l'autosuffisance du pays en produits sanguins labiles.

L'EFS Occitanie recrute son ou sa future Secrétaire à temps partiel (70%), sur le site de Rodez au sein du bassin de prélèvement Nord afin d'assurer des missions administratives liées à la gestion des collectes. En tant que Secrétaire F/H, vous occuperez une fonction clé qui allie secrétariat et logistique, contribuant ainsi à l'efficacité et à la fluidité des activités.

Le «bassin Nord» est l'un des 7 bassins de prélèvement de la région Occitanie. Une équipe de 24 collaborateurs permanents assurent les prélèvements de produits sanguins des départements de l'Aveyron (12), de la Lozère (48), et de la Maison du Don de Rodez.

Description de la mission:

- Vous assurerez en premier lieu le secrétariat et la coordination administrative en lien avec la Responsable de bassin, le personnel en charge de la planification du personnel et des collectes et les équipes de prélèvement.

A ce titre, vous assurerez le suivi administratif des collectes : gestion des dossiers collectes, réservation de salles, coordination logistique avec les différents correspondants (mairies, établissements scolaires, entreprises), édition et diffusion des divers courriers, préparation des dossiers nécessaires (feuilles de route, qualification du lieu, ...) et assurerez au retour des collectes, la vérification ainsi que l'archivage des documents de collecte.

- Vous assurerez la création et la mise à jour des plannings de rendez-vous des collectes sur l'outil MONRDV.

- Vous assurerez le support à la planification et à la logistique du personnel : édition et affichage des plannings du personnel, création et édition des feuilles de présence par cycle afin de contribuer à la bonne organisation logistique des collectes en lien avec les équipes terrain.

- Vous assurerez la gestion courante du secrétariat du site : accueil téléphonique et physique, réception des livraisons, envois inter-sites et suivi des commandes de fournitures et du matériel (papeterie, consommables, photocopieur, etc...).

- Vous participerez au bon fonctionnement quotidien du service et pourrez, ponctuellement, accueillir les donneurs à la Maison du Don.

- Poste statut non Cadre