Agent Administratif Scolaire Périscolaire Enfance et Jeu H/F

Cc Grand Orb

1/ Assurer le suivi des moyens de fonctionnement attribués aux écoles de la ville et aux services périscolaires et extrascolaires
2/ Assurer le suivi des contractualisations CAF
3/ Assurer l'accueil physique (et téléphonique) au sein de la Maison de l'Enfance - CCAS en charge des affaires scolaires, périscolaires, enfance et jeunesse
4/ Appuyer l'accueil physique (et téléphonique) au sein de la Maison de l'Enfance - CCAS sur le volet social spécifique au CCAS
5/ Seconder la responsable de service dans certaines missions administratives et de relation avec les partenaires
Missions / conditions d'exercice
1/ Assurer le suivi des moyens de fonctionnement attribués aux écoles de la ville et aux services péris et extrascolaires :
Assurer la relation administrative et financière avec les écoles publiques : suivi des financements attribués (fonctionnement et investissement), commandes, factures, mises en paiement.
Assurer le suivi des moyens attribués aux ALP et ALSH de la ville en lien avec les directeurs : suivi des financements attribués (fonctionnement et investissement), commandes, factures, mises en paiement.
2/ Assurer le suivi des contractualisations CAF
Assurer le suivi administratif et financier de la Convention Territoriale Globale et autres contractualisations CAF en lien avec le chef de service enfance.
3/ Assurer l'accueil physique (et téléphonique) au sein de la Maison de l'Enfance - CCAS en charge des affaires scolaires, périscolaires, enfance et jeunesse :
- Accueillir, orienter et conseiller le public. Recevoir et orienter les demandes. Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, prendre des messages. Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité. Rechercher et/ou diffuser des informations. Appuyer l'enregistrement des préinscriptions dans les écoles.
4/ Seconder le chef de service dans certaines missions administratives et de relation avec les partenaires :
Organiser les présences sur les spectacles des écoles, tenir des tableaux financiers, notes internes.
Suivi des budgets enfance/jeunesse/cité éducative.
Réception du courrier interne du service.
Prendre des notes, rédiger et mettre en forme des courriers.

Profils recherchés
Maîtriser les techniques d'accueil et les règles de communication (physique et téléphonique).
Connaissance du fonctionnement scolaire, périscolaire et extrascolaire.
Utiliser les logiciels bureautiques (Word, Excel) et logiciels internes à la collectivité (logiciel comptable, Abellium.).
Techniques de rédaction administrative.
Techniques de recherche d'information.
Techniques de secrétariat (dactylographie, prises de notes...).
Connaissance de l'organisation et de l'organigramme de la collectivité.
Savoir travailler en mode transversal avec différents interlocuteurs.
Polyvalence, adaptation aux changements.
Savoir mener divers dossiers en parallèle.
Capacité à intégrer une équipe.
Savoir rendre compte et communiquer.
Être réactif en anticipant des situations et problématiques.
Être rigoureux et posséder un bon degré d'autonomie.
Savoir écouter avec tact et diplomatie, fermeté et pédagogie, ses interlocuteurs (administrés, responsables, agents, partenaires, prestataires, fournisseurs...).