Secrétaire Administratif - Administrative H/F

France Travail

Les attributions essentielles sont les suivantes :
- saisie des devis de la société dans le logiciel SAGE, enregistrement des propositions, notes techniques, factures, courriers,
- établir les factures à partir de Multidevis et les déposer sur Zendoc (logiciel d'archivage),
- éditer chaque vendredi pour la direction l'état des commandes traitées et acceptée à partir de Multidevis,
- répartir les mails entrants et traitement de ceux liés à la fonction,
- transmettre les communications téléphoniques et leur enregistrement, comprenant nom des sociétés ou particuliers ainsi que leurs coordonnées téléphoniques, objet de l'appel (devis, lieu de l'opération, précisions sur rapport, numéro de dossier, nom de l'ingénieur concerné, etc.),
- enregistrement des courriers entrants et sortants, ainsi que certaines tâches administratives (dossier d'appel d'offre),
- élaboration des dossiers administratifs d'appel d'offre,
- assister au suivi des créances clients (éditer l'état des factures impayées à partir du logiciel ZEN DOC) établir les relances et mettre à jour Zendoc en conséquence,
- relier, numériser les rapports et les adresser par mail et courrier postal,
- effectuer l'archivage numérique des rapports et des factures dans Zendoc,
- effectuer les envois postaux,
- assurer l'accueil des visiteurs,
- pour les réunions (peu fréquentes) accueillir les participants et leur proposer des boissons,
- veiller aux commandes des fournitures de bureaux et consommables du service administratif,

Une formation en interne est prévue pour accompagner la prise de poste ainsi que sur les logiciels informatiques.
Pas de télétravail possible.

Cette liste de tâches n'est pas exhaustive et pourra être modifiée ou complétée, en fonction des besoins ou impératifs ultérieurs de l'Entreprise.

Une expérience dans le secteur d'activité du B-T.P. constituera un élément positif mais n'est pas obligatoire.