Assistant ADP - ADV H/F EP2C ENERGY

Dans quelle structure serez-vous Assistant ADP / ADV (H/F) ?

Créée en 2014, EP2C ENERGY est une société d'assistance technique en forte croissance dans le domaine de l'Énergie (Énergies Renouvelables, Oil & Gas, Nucléaire), de la Life Sciences (Industrie Pharmaceutique, Cosmétique et Agroalimentaire) et des Grandes Constructions Industrielles (Mines, BTP, Traitement de l'eau, Pétrochimie ou encore Chimie).

Notre assise internationale (filiales présentes en Amérique Latine, Afrique, Asie) nous permet de travailler avec des acteurs majeurs dans nos domaines d'activité et surtout de proposer des évolutions de carrière à nos salariés, que ce soit en France ou à travers le monde.

Entreprise à dimension humaine, nous nous engageons à soutenir et à développer personnellement nos collaborateurs, valorisés pour leur savoir-faire.
Rejoindre EP2C Energy, c'est participer à une mission ambitieuse !

Pour renforcer nos équipes et poursuivre notre développement, nous recherchons un Assistant ADP/ADV (H/F) basé à Toulouse

Assistant ADP / ADV : Quelles seront vos missions ?

- Rattaché(e) hiérarchiquement à la Responsable ADP et Paie ainsi que fonctionnellement à la Responsable Facturation, votre mission principale consiste à assurer la gestion administrative du personnel travaillant en France et assurer la facturation des prestations techniques. Sans que cette liste ne soit exhaustive, vos différentes missions sont les suivantes :

Gestion administrative des Consultants

- · Gestion administrative de la population Consultants France (contrats de travail/prestations de services, avenants, onboarding, fin de contrat, etc...)
· Affiliation des Consultants aux différents organismes (médecine du travail, mutuelle, prévoyance...)
· Organisation et suivi des visites médicales
· Suivi des formations/certifications/habilitations nécessaires à la réalisation de la mission du Consultant
· Suivi de la mise à disposition d'EPI si nécessaires à la réalisation de la mission du Consultant

Gestion de la paie des Consultants

- · Gestion des temps de travail des consultants (congés, absences)
· Préparation mensuelle des éléments variables de paie pour la population Consultants France et contrôle de la production de la paie par le cabinet de paie externalisé

Gestion de la Mobilité internationale dans le cadre d'un déplacement professionnel

- · Gestion de la logistique liée aux déplacements professionnels des Consultants conformément aux instructions communiquées par le manager hiérarchique du consultant (vol, train, hôtel...) via la plateforme/l'organisme de réservation à disposition
· Gestion des visas de travail et autres démarches administratives (autorisation de travail) si nécessaires
· Coordination avec les managers hiérarchiques des consultants mobilisés à l'international et l'équipe HR du pays concerné pour la mobilisation/démobilisation des consultants en mission à l'étranger

ADV - 50%
En coordination avec les équipes commerciales et la Responsable Facturation Groupe, votre mission principale consiste à assurer la gestion administrative des ventes et assurer la facturation des prestations techniques. Elle se décline sous les différentes fonctions suivantes :

- - Création du CA périodique dans les délais définis au calendrier de facturation
- Traitement des commandes client (relance réception, analyse conformité, mise en signature, archivage)
- Ajustement du CA selon les informations de paie
- Refacturation des frais engagés (déplacement, visa, note de frais...)
- Suivi des blocages éventuels et relance (rejet client, commandes manquantes)
- Mise en validation dans le respect des procédures de facturation client
- Envoi des factures par les différents canaux clients
- Reporting au Responsable facturation Groupe et au Contrôleur de Gestion
- Rédaction et mise à jour des process

Profil recherché :
- Idéalement 1-4 ans d'expériences sur un poste similaire
- Niveau d'anglais opérationnel
- Maîtrise du pack Office

Ce poste vous intéresse ? N'attendez plus pour postuler

EP2C Energy s'engage en faveur de la diversité et de l'inclusion. Nous encourageons les candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés.

Dans le cadre de notre politique Qualité, Santé, Sécurité et Environnement (QSSE), nous attachons une importance capitale au respect des règles QSSE afin de garantir un environnement de travail sécurisé pour nos collaborateurs, avec pour ambition de contribuer positivement à l'environnement.

En rejoignant nos équipes, vous serez amené à suivre les procédures et les bonnes pratiques SSE, tout en contribuant à l'amélioration continue de nos processus.

Profil recherché :
- Idéalement 1-4 ans d'expériences sur un poste similaire
- Niveau d'anglais opérationnel
- Maîtrise du pack Office