Secrétaire Administratif - Secrétaire Administrative H/F

France Travail

Afin de compléter notre équipe, nous recherchons un(e) secrétaire administratif (tive) qui aura pour missions de :
- assurer la gestion des dossiers des résidents.
- prendre en charge le suivi administratif des dossiers du personnel.
- en collaboration avec l'infirmier(e) coordonnateur(rice) et le(a) responsable hôtelier(ère), assurer les suivis des congés, absences, pointages...
- organiser et planifier les remplacements des salariés absents,
- alerte la hiérarchie de toute situation anormale concernant les résidents.
- réaliser toute tâche à la demande du directeur ou du responsable hiérarchique.

Voici la description de vos activités
1- Accueil :
. Accueillir au plan physique et téléphonique les résidents, les familles, les prestataires extérieurs.
. Recevoir les résidents et répondre à leurs demandes.
. Traiter le courrier et les mails.
. Assurer la distribution du courrier des résidents conformément aux consignes.
. Suivre les effectifs des repas des résidents et personnels (pointage et transmissions en cuisine).
. Recevoir les salariés et répondre à leurs demandes.

2- Fonctionnement général :
. Prendre des notes et élaborer les comptes-rendus en l'absence de l'Assistante de direction.
. Procéder au classement et l'archivage des documents administratifs.
. Participer aux différentes réunions institutionnelles.
. Echanger les informations utiles avec l'Assistant(e) de Direction via le cahier de transmission.
. Effectuer les demandes d'APL auprès de la CAF et mettre à jour les différents tableaux de suivi des aides.
. Mettre à jour les tableaux de suivis des caisses de retraites et/ou mutuelles ou assurances.
. Saisir les informations journalières en lien avec les entrées, absences et sorties des résidentse
. Élaborer les déclarations uniques d'embauche (DUE) et contrats de travail.
. Assurer le suivi des visites médicales.
. Suivre les absences.
. Réaliser les embauches et réembauche dans le logiciel de paye.
. Alimenter le logiciel de paye.
. Assurer le suivi administratif de l'intérim.
. Éditer les factures et saisir des chèques de règlement dans le logiciel de gestion des comptes clients.
. Remettre les chèques en banque.
. Assurer le suivi de la caisse (encaissement des paiements et gestion quotidienne de la caisse).
. Réaliser l'état trimestriel CPAM pour le forfait soins
. Saisir les bons de commande (en partenariat avec l'Agent de maintenance, le(a) Responsable hôtelier(ère), l'Infirmier(ère) coordinateur(rice), Bons de livraison, et factures dans le logiciel d'engagement de dépenses.
. Gérer la consommation des fournitures de bureau et des timbres,
. Réaliser les demandes de création fournisseur et produit.

Vous vous inscrivez dans la démarche du projet d'établissement et participez aux réunions et à la vie institutionnelle de l'établissement.
Vous devez :
- Respecter l'organisation du travail prévue.
- Respecter les prescriptions du référentiel (procédures, modes opératoires )
- Respecter les normes d' hygiène.
- Proposer les modifications susceptibles d'améliorer la qualité de vie de l'établissement.
- Vous inscrire dans la démarche de Bientraitance de l'association et appliquer strictement les règles de confort, d'hygiène, de réserve et de discrétion.
- Contribuer à la bonne image de l'établissement.
- Être disponible pour les contrôles éventuels.
- Signaler à l'agent de maintenance tout dysfonctionnement au sein des locaux.
- Connaître et appliquer les procédures d'urgence et de sécurité incendie.
- Appliquer strictement les règles de l'établissement.
- Respecter les locaux et les matériels utilisés

Le poste est à pourvoir à compter du 2/02.
Prime de roulement + Ségur
Horaires : 8h45-18h30 et travail un weekend end sur deux (roulement sur deux semaines)

Vous devez impérativement avoir une première expérience sur poste similaire.