Chargé de Scolarité - CDD H/F

Institut Catholique de Lille

Un poste de chargé de scolarité est à pourvoir au sein de la Faculté de Droit dans le cadre d'un renfort. Votre quotidien en tant que chargé de scolarité : vous êtes l'interlocuteur principal des étudiants et les accompagnez tout au long de leur parcours de formation.

Vos missions seront les suivantes :

Accueil et interface avec l'extérieur

* Accueillir, renseigner et orienter des personnes.
* Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques.
* Recevoir les étudiants et les enseignants pour toutes questions relatives à leurs études et missions.

Lien et suivi des étudiants

* Assurer le lien entre les étudiants et les enseignants en collaboration avec les responsables pédagogiques ;
* Assurer le suivi des étudiants et alerter le responsable pédagogique en cas de difficulté.
* Communiquer et travailler avec les responsables pédagogiques afin que les étudiants soient suivis au plus près de leurs besoins.

Gestion administrative des Etudes

* Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures.
* Participer à l'élaboration des maquettes pédagogiques en lien avec chaque responsable pédagogique.
* Centraliser les programmes et mettre en forme les emplois du temps et/ou saisir les emplois du temps dans l'outil dédié pour la réservation des salles.
* Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours
* Gérer l'ensemble du contrôle des absences dans le cadre de la procédure mise en place dans la ou les filières concernées.
* Créer les groupes de TD/TP et/ou suivre leurs modifications.
* Prendre en charge la gestion des matières optionnelles et notamment le choix par les étudiants.
* Editer et diffuser les bulletins et tableaux de jury de délibération.
* Organiser l'information des enjambeurs et des redoublants
* Mettre en ligne ou transmettre au service inscriptions de la faculté les accords pédagogiques autorisant le passage à l'année d'étude supérieure ou le redoublement.
* Transmettre les résultats d'examens aux universités partenaires.
* Préparer les dossiers pour les commissions de délibération/études.
* De manière générale, réaliser les actions nécessaires au bon fonctionnement d'une ou plusieurs filières de formation.

Gestion administrative des inscriptions

* Etablir et vérifier les listes des étudiants inscrits, en fonction des présents, en lien avec le service inscriptions de la faculté
* Organiser éventuellement la sélection des étudiants

Organisation logistique

* Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent.
* Organiser les évaluations et les jurys en lien avec le responsable pédagogique et la personne responsable de l'organisation des DS/examens
* Veiller au bon déroulement des cours
* Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles;
* Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiants ;
* Assurer un soutien à l'organisation d'évènements organisés au sein de l'entité.

Pour réussir ce job, il faut :

* Aimer avoir un quotidien très rythmé.
* Savoir faire preuve de patience et de réactivité pour gérer les situations urgentes.
* Savoir travailler en équipe.
* Aimer être au contact de différents interlocuteurs
* Avoir une appétence pour les outils informatiques, et être un as d'Excel surtout pour la gestion des plannings et pour les formules de bases.