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Salaire fourni par le recruteur

Ce recruteur joue le jeu de la transparence en transmettant le salaire pour cette offre.

Assistant H/F Groupe IMA

Niort - 79
CDI
Télétravail partiel
Bac +2
Banque • Assurance • Finance

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Les missions du poste

La Direction Médicale au sein du Groupe IMA gère l'ensemble des demandes d'assistance médicale (rapatriements en France et à l'étranger, orientation vers les hôpitaux de qualité, conseil médical) ainsi que les prises en charge des frais médicaux de nos bénéficiaires.
Rattachée à cette Direction, l'antenne Logistique de Montreuil (93) est un centre essentiellement logistique utilisé pour stocker du matériel médical et des produits pharmaceutiques servant pour les évacuations médicales d'IMA. Les équipes médicales (médecins et infirmiers) s'y retrouvent pour récupérer le matériel dont ils ont besoin pour le transport.
Afin d'assurer la gestion de l'ensemble des tâches administratives de la structure de Montreuil, nous recrutons un(e) assistant(e) administrative et logistique.
Basé à Niort , le poste nécessitera des déplacements réguliers sur Montreuil pour garantir un suivi efficace des tâches administratives et pour assurer le lien entre les équipes des Niort et les collaborateurs de Montreuil.

Ce que l'on attend de vous :
Rattaché(e) au manager de la structure, lui-même basé à Niort, vos missions principales vont s'articuler autour des tâches suivantes :
- Etre l'interlocuteur relais entre les équipes médicales de transport et le service Paie à Niort :
- Saisie et gestion quotidienne des informations de rémunération liées au contrat des médecins et infirmiers H/F transporteurs pour transmission et traitement par le service Paie.
- Calcul des astreintes en vue de la transmissions en paie par quadrimestre.
-Assurer le suivi de la médecine du travail pour les équipes médicales de transport de Montreuil.
- Superviser la planification des entretiens professionnels (EP) et des EAPP
- Gérer le suivi comptable des prestataires ( création des dossiers fournisseurs sous SAP SOURCING, gestion des factures)
- Effectuer les commandes de fournitures et le suivi des besoins matériels.
- Organiser les réunions et déplacements professionnels : réservation de salles, invitations, logistique, restauration et préparation des supports.
- Contribuer à l'organisation de séminaires et/ou événements internes pour la Direction Médicale.
- Apporter un appui technique aux collaborateurs pour l'utilisation des outils informatiques (SAP, Tablet PC, TEAMS, IMAGEM).
- Assurer un back-up partiel de l'assistante de la Direction médicale durant ses congés.

Le profil recherché

Et si c'était vous ?

Dynamique, exigeant(e) et rigoureux(se), vous êtes reconnu(e) pour votre capacité à anticiper et à prioriser votre activité de manière efficace et cohérente.
Vous savez faire preuve de souplesse et de flexibilité pour faire face aux situations imprévues et vous rendre disponible dans les moments d'urgence.
Votre aisance relationnelle et votre capacité à faire preuve de diplomatie vous permettront de vous adapter à tous types d'interlocuteurs.
Organisé(e), méthodique et polyvalent(e), vous avez la capacité de traiter en parallèle différents sujets.
Vous vous appuyez sur vos capacités rédactionnelles pour synthétiser et structurer l'information.
Vous êtes également reconnu(e) pour votre discrétion et votre capacité à protéger la confidentialité des informations traitées.
La pratique régulière des outils bureautiques (Word, PowerPoint, Excel) ainsi qu'une expérience significative sur un poste d'assistanat sont indispensables pour réussir pleinement dans cette fonction.

Les Conditions :
- CDI à temps complet
- Localisation : poste basé à Niort
- Déplacements : 2 à 3J de présence sur Montreuil par quinzaine - (pas de régularité dans les jours de déplacement - flexibilité attendue en fonction des besoins)
- Prise de poste : dès que possible

- Avantages entreprise : accord télétravail, restaurant d'entreprise, complémentaire santé/prévoyance, CSE, remboursement du titre de transport à hauteur de 60%, prime d'intéressement avec accès à un plan d'épargne entreprise

- Rémunération : entre 28 et 30K€ selon profil et expérience.
Le process de recrutement :
- Etude des candidatures avec le manager
- Tests
- Questionnaire de personnalité et entretien RH et manager.

Les avantages

Un site à Niort, un à Rouen (Petit Quevilly) et un à Limoges
Aménagement des locaux permettant la coopération et la transversalité
Restaurant d’entreprise (Niort) et ticket restaurant (Rouen & Limoges)
Parkings gratuits destinés aux collaborateurs
Mutuelle santé et prévoyance attractive
Des espaces détente (salle de repos, espace cafétaria…)
Favoriser l'employabilité via un plan de développement des compétences
6 semaines de congés payés et 17 RTT pour un équivalent temps plein
Un accord télétravail souple avec un quota de 100 jours par an
Une rémunération sur 13 mois, une prime vacances
Des augmentations générales dans le cadre des NAO
Primes/promotions annuelles en fonction de la performance du salarié
Des avantages CSE

Les étapes de recrutement

Les étapes de recrutement peuvent varier selon l'offre à laquelle vous postulez.

Après études de votre CV une présélection téléphonique ou un entretien vidéo différé
Un entretien physique ou à distance avec un(e) chargé(e) de recrutement
Un entretien avec votre futur(e) responsable
Une proposition pour nous rejoindre
Vous acceptez de nous rejoindre et c'est le début d'une belle aventure