Alternance Bac+3 - 4 Assistant Formation H/F Mbway Toulouse

Missions:

- Avant-Vente

- Réception des opportunités dans UpSales
- Participation au Suivi des offres en cours

- Coordination et gestion de projets de formations

- Créer et mettre en place des sessions de formation et en assurer le suivi de bout en bout
- Rédiger et gérer les documents administratifs liés aux formations (convention, convocation, feuille d'émargement, attestation de présence, etc...)
- Suivre et mettre à jour les plannings des formations
- Assurer la planification des ressources Internes et externes sur les tâches projet en coordination avec les CP ou donneurs d'ordre client.
- Commande et gestion des supports de cours
- Gestion de la salle de formation (formation en présentiel : organisation de l'accueil des stagiaires, organisation pause : café, restauration etc...)
- Gestion des salles mobiles (logistique transport A/R)
- Location de matériels (machines, vidéos, ...)
- Location de salles pour formation en Off-site
- Optimisation des déplacements (réservation hôtels, location véhicules etc...)
- Enregistrer les formations planifiées et réalisées dans les outils de suivi Gestform et Planning Excel
- Gérer les relations avec les stagiaires, formateurs, partenaires.
- Elaboration des attestations de fin de stage et certificats
- Gestion des POEI
- Participation à l'élaboration des plannings
- Suivi de la Mise à jour des programmes
- Elaboration des documents administratifs
- Charte droits et devoirs
- Règlement intérieur
- Contrats de formation individuels

- Participer à la relation avec les prestataires

- Participer au choix des prestataires (Base Sourcing),
- Participer à la mise à jour de la base de données de formateur = Sourcing
- Demande de référencement de nouveaux fournisseurs par délégation du Service Achats.
- Rédaction des lettres de mission
- Transmission des commandes sous-traitants auprès de « Coordination Ressources »
- Validation de réception des commandes sous-traitants pour transmission vers l'ADV
- Réception des factures Sous-Traitance -> Transfert après validation
- Envoi des factures Sous-Traitance à la compta Fournisseurs
- Relance de la compta fournisseurs pour règlement des factures

- Gérer la facturation, les prises en charge et le remboursement des OPCO

- Participation au montage des dossiers de financement instruction et suivi des demandes de financement.
- Saisir dans GestForm les éléments de session (listes de stagiaires, dates, prix, ...) pour éditer les Conventions de Formation avec les OPCO
- Demande création de DI à partir des commandes client à « Lancement Formation »
- Gestion des feuilles de présence
- Edition
- Envoi au formateur
- Récupération après signatures
- Attachement au dossier de facturation
- Demande de facturation aux ADV puis récupération et constitution du dossier complet pour adressage à l'OPCO ou au client -> FdP adressée au Cockpit
- Saisie des Avancements dans Geiser View (Etape 2)
- Demandes de provisions et CCA auprès du Contrôle de Gestion
- Demande de levées de provisions

- Mesurer et suivre l'efficacité des formations dispensées, des organismes et intervenants retenus :

- Envoyer et réceptionner les évaluations à froid