Assistant de Direction - Département des Hauts-De-Seine H/F

Conseils départementaux

Assurer l'assistanat d'un ou plusieurs responsables (cadres dirigeants, directeurs, responsables de service) afin d'optimiser l'organisation et le pilotage de leur activité : gestion des agendas et plannings, préparation et organisation des réunions, communication, accueil physique et téléphonique, gestion des flux administratifs (courrier, parapheurs, dossiers). Le poste implique également l'organisation et la coordination des informations internes et externes, y compris confidentielles, ainsi que la prise en charge du suivi complet de dossiers et de projets spécifiques, notamment en matière budgétaire et comptable, de procédures MAPA ou d'organisation d'événements et de réunions mutualisées.

- Gérer les flux entrants et sortants de la direction : enregistrement, contrôle et relecture des parapheurs, orientation et distribution des documents, suivi des courriers dématérialisés et réception des plis (copies de sauvegarde, échantillons, panneaux).
- Instruire et assurer le suivi de dossiers professionnels : constitution et mise à jour des dossiers, rédaction de courriers, notes, rapports, fiches workflow, et conception d'outils de pilotage.
- Préparer et organiser les réunions transversales : convocations, préparation des dossiers, réservation des salles et coordination logistique.
- Gérer les agendas et plannings de la direction : organisation des rendez-vous et optimisation du temps des responsables.
- Assurer la gestion administrative des marchés à procédure adaptée (MAPA - 40 000 € HT) : enregistrement et traitement dématérialisé, tenue et mise à jour du tableau de bord de suivi, transmission mensuelle des données aux pôles et directions, et conseil aux directions métiers et fonctionnelles.