Office Manager H/F Avenir RH

Avenir RH recrute pour son client courtier en assurances, un Office Manager H/F en CDI

Les missions :

- Assurer le suivi des prestataires fournisseurs,

- Appui ponctuel aux gestionnaires des services production et sinistres,

- Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus (réunions hebdomadaire, chefs de services...),

- Assurer la gestion et la commande des fournitures,

- Ouverture du courrier et gestion départ du courrier

- Accueil physique et accueil téléphonique de la clientèle avec suivi des répertoires associés

- Suivi des fournisseurs avec un audit régulier et appel d'offres pour comparaison aux pratiques du marché

- Suivi de la plateforme du cabinet (code accès et formation des utilisateurs)

- Suivi de la politique de confidentialité du cabinet (suivi et gestion des mots de passe, des entrées et sorties pour mettre à jours les accès)

- Suivi annuel de la conformité ACPR/DDA du cabinet

- Suivi de la signature électronique (mise en oeuvre, geide, relance...)

- Prise en main de la communication du cabinet avec le partenaire externe pour la mise en oeuvre de la newsletter, post sur les réseaux sociaux,...

- Participation aux commissions (informatiques, relations sociales et/ou médias)

- Suivi de la mise en oeuvre des formations annuelles auprès de l'équipe (recueil des besoins, propositions, validation des programmes pour monter les dossiers auprès des organismes de formations, organisation des déplacements des équipes à l'extérieur et contrôle des dépenses réalisées sur ce poste)

- Gestion de l'agenda des associés - Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de l'établissement - Gestion du courrier,

- Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations...), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser - Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein du cabinet,

- Constitution et préparation de dossiers - Assurer le lien avec les associés - Réalisation de mailing,