Assistant·e Administratif·ve et RH H/F

Union Generale des Ingenieurs et Cadres

Placé·e sous l'autorité de la Responsable administrative et financière, vous serez amené·e à la seconder notamment sur ses missions RH. Vous rejoindrez un service administratif composé de 2 autres assistantes de direction.

Activités

Organisation des agendas de la responsable administrative et financière (RAF) en lien avec les agendas des autres dirigeant·es de l'Ugict-CGT; accueil des rendez-vous

- Gérer des agendas et emplois du temps quotidiens, dont celui de la RAF y compris sur ses autres missions professionnelles (prise de RDV, courriers, e-mails, congés...).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, webinaires, congrès...).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions des dirigeant·es, dont la RAF (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions...).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation de la RAF

- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter que les informations essentielles.
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaires
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...).
- Assurer le suivi de premier niveau des notes de frais.
- Gérer l'agenda des relations sociales (négociations, CSE) de l'entreprise
- Assurer le suivi des conditions d'exécution des contrats, être le support ponctuel à la gestion des comptes (commandes clients, factures clients, BL...) et des relations sociales
- Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations.
- Réaliser un suivi administratif du personnel.
- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d'un budget, relance clients, partenariats...).
- Suivre les procédures d'appels d'offres et assurer les demandes de devis.

Gestion d'une partie du pôle revendicatif : organisation et suivi des réunions et comptes rendus, aide à l'organisation d'initiatives.

Communication : rédaction de projets de supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus...).

Diplômes requis

Formation de niveau Bac 3 ou acquis de l'expérience professionnelle équivalents : licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et RH, gestion TPE

Durée d'expérience

Une expérience professionnelle minimum d'une dizaine d'années dans le secteur privé est requise.

Une connaissance des organisations syndicales et du paritarisme est un atout majeur.

Compétences requises

Compétences techniques

- Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
- Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise...)
- Connaissances en gestion administrative
- Connaissance des normes rédactionnelles
- Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation
- Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
- Maîtrise de l'organisation d'événements
- Connaissances en gestion administrative du personnel
- Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord : indispensable

Aptitudes professionnelles

- Bonne compréhension de la culture de l'entreprise
- Dynamisme
- Discrétion et respect absolu de la confidentialité des informations détenues en interne et vis-à-vis des tiers à l'entreprise
- Organisation et rigueur
- Polyvalence suffisante pour pallier l'absence d'un.e autre assistant·e
- Respect scrupuleux des processus de décision
- Esprit de synthèse et d'analyse
- Aisance relationnelle
- Esprit d'équipe
- Capacités rédactionnelles
- Sens de l'écoute et de la communication
- Disponibilité
- Capacité à travailler dans des délais contraints
- Capacités à gérer les situations de crise
- Capacité à prioriser
- Capacité d'adaptation
- Travail en mode projet

L'UGICT-CGT est la référence syndicale pour les Ingés, Cadres et professions intermédiaires et Techniciennes. Près de 90 000 syndiqué·es de la CGT y sont affilié·es, dans toutes les professions du public et du privé et sur tout le territoire. Ingénieur·es, cadres et technicien·nes, nous agissons pour que nos aspirations et notre vécu au travail se traduisent dans des revendications syndicales majoritaires.

En intégrant que nous avons un rapport spécifique au travail du fait de nos fonctions, notre niveau de responsabilité, notre expertise et notre rôle dans l'organisation du travail, notre choix est aussi celui de la solidarité avec l'ensemble des salarié·es car nous partageons les mêmes intérêts.

L'Ugict est membre d'Eurocadres, organisation associée à la CES (Confédération Européenne des Syndicats), afin de travailler à de réels droits sociaux en Europe. L'Ugict est signataire du « Manifeste pour la responsabilité des cadres ». Au niveau mondial, l'Ugict est membre d'Union Networks International, afin de mieux développer les convergences des revendications dans le secteur des services.

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