Assistant Administratif H/F

Service Public

Au sein du Service Universitaire des Activités Physiques et Sportives, l'assistant administratif (F/H)assure l'accueil physique (Lorient) et téléphonique (Vannes et Lorient) ainsi que l'orientation des interlocuteurs internes et externes; le soutien logistique de l'activité d'un service : gère le planning de RDV, contrôle les échéances, organise les déplacements, passe des commandes, réalise l'inventaire (GESTIMMO), fournitures, stocks

Il.elle suit les dossiers administratifs, gestion des dossiers étudiants et des personnels en traitant et répondant à une demande par l'application de réglementations et de procédures dédiées; prépare les dossiers et les supports de communication nécessaires aux réunions de service; saisit et met en forme des documents divers: réceptionne, diffuse et assure la traçabilité des courriers; communique en répondant aux demandes des autres services et de l'extérieur par la sélection et la diffusion d'informations appropriées

Activités spécifiques du poste

L'assistant administratif (F/H) participe à l'organisation des pré-rentrées, des événements institutionnels : Welcome Deiz, Iutiades, Journée de la Forme; assure le suivi des étudiants auprès des services de scolarité des composantes et des enseignants; participe à la présentation du service aux étudiants lors des permanences de rentrée et à l'organisation des stages de printemps (recherche de partenaires, élaboration d'un calendrier d'activités, suivi de la facturation. Il, elle réalise des opérations de gestion courante en relation avec les besoins du service : création et suivi des bons de commande (SIFAC), contrôle des écheances, des paiements...Il, elle assure le lien avec les partenaires associatifs et institutionnels du territoire, le suivi des inscriptions des étudiants et des personnels de l'UBS sur la plate-forme Apsolu ainsi que la création et le suivi de la programmation des activités sportives et événementielles du SUAPS.