Assistant - Assistante de Direction du Secrétariat Général Commun Départemental H/F

Service Public

Le secrétariat général commun départemental (SGCD) de la Dordogne recrute par voie de mutation, détachement ou par voie contractuelle son assistant/assistante de direction.

Au coeur du fonctionnement du SGCD, l'agent occupe un poste clé en appui direct de la directrice et de ses 2 adjoints. Exigeant et polyvalent, ce poste permet d'intervenir sur des missions variées et transversales, offrant une vision globale des activités du service et un lien étroit avec les instances de décision.
Vos activités principales:
Secrétariat particulier de la direction
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Assurer la tenue et le suivi de l'agenda de la directrice et des adjoints
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Gérer les courriels issus des messageries fonctionnelles du service
- Gérer les parapheurs et le circuit des signatures

Suivi des dossiers et appui au pilotage
- Préparer les dossiers de la direction en collaboration avec les services intéressés (collecte d'informations auprès des différents services et mise en forme)
- Constituer les dossiers d'audience du corps préfectoral pour les sujets relevant du SGCD
- Traiter des dossiers ponctuels et assurer le suivi de dossiers réservés

Organisation et coordination
- Planifier et organiser la préparation des instances du SGCD, notamment le CODIR, les réunions de pôles, les bilatérales avec la préfète et le COPIL annuel
- Planifier et organiser les réunions thématiques
- Participer à des réunions, prendre des notes, rédiger des compte-rendus et des relevés de décisions
- Prendre en charge les aspects logistiques des déplacements de l'équipe de direction
- Apporter une aide ponctuelle aux différents pôles du service

Dialogue social - CSA et CSA FS
- Organiser la logistique des instances de dialogue social pour la préfecture et le SGCD
- Apporter une aide à la rédaction et à la finalisation des comptes rendus

Communication
- Publier les informations du SGCD sur le site intranet de l'ATE
- Mettre en forme, valoriser et actualiser des supports écrits

Votre environnement professionnel:

Activités du service :
Le SGCD est un service déconcentré de l'État à vocation interministérielle relevant du ministre de l'Intérieur, placé sous l'autorité de la préfète de département.
Il assure la gestion de fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d'achats publics, d'affaires immobilières, de systèmes d'information et de communication, de logistique, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et de mise en oeuvre des politiques d'action sociale au bénéfice des agents de la préfecture, des sous préfectures et des DDI.

Composition et effectifs du service
Effectif global: 56 agents

Liaisons hiérarchiques
Poste sous l'autorité directe de la directrice et des 2 directeurs adjoints

Liaisons fonctionnelles
Autres chefs de pôles du SGCD, les services de la préfecture, les DDI, les sous-préfectures