Secretaire Travaux H/F

Equo Batiment

2. Objectif et particularité de la fonction

La fonction de « Secrétaire TRAVAUX » est une fonction support pour l'administration et pour la direction opérationnelle Travaux.
2.1 Compétences au coeur du métier
- Maîtrise des outils de bureautique
- Bonnes connaissances en techniques de communication
- Bon esprit de synthèse
- Savoir être à l'écoute
- Savoir être autonome
- Bonnes connaissances de l'entreprise
- La connaissance d'outils CAO et DAO est un plus
2.2 Formation du métier
- Un brevet de technicien supérieur (Bac +2) en gestion d'entreprise
- Cependant d'autres parcours sont envisageables

3. Tâches et Responsabilités principales

La fonction de Secrétaire recouvre deux volets chez ETMB :
VOLET ADMINISTRATIF
3.1 Assurer l'accueil physique des sous-traitants, fournisseurs
3.2 Assurer la prise des appels téléphoniques entrants et les transférer et poser le maximum de questions pour avoir les informations des personnes au bout du fil.
3.3 Réceptionner le courrier et le dispatcher
3.4 Réceptionner les colis et les dispatcher aux personnes concernées
3.5 Rédiger des courriers, les affranchir et les expédier
3.6 Réception et tri des mails
La secrétaire répond aux demandes administratives des clients et des sous-traitants ou les transfère aux personnes concernées.
3.7 Faire des dossiers administratifs
La secrétaire y joint une lettre d'accompagnement où elle précise que les mises à jour des attestations sont accessibles sur attestations légales.fr et elle donne le lien au sous-traitant et au client s'il fait la demande.

3.8 Faire et maintenir le dossier administratif d'ETMB sur Internet et de ses sous-traitants : la demande de certains clients, leur fournir des versions papier.
3.9 Alimenter les dossiers du personnel :la secrétaire TRAVAUX récolte les états de présences des salariés et met dans les dossiers du personnel les arrêts de travail.
3.10 Commandes de fournitures de bureau :la secrétaire passe des commandes de bureau préalablement validées par la Direction.
3.11 Classement et archivage
VOLET TRAVAUX
3.12 Faire des dossiers chantiers
A la demande du Directeur d'Exploitation, la secrétaire réalise le dossier pour le conducteur de travaux qui lui sera remis à la réunion de transfert. Ce dossier est composé de :
- CCTP
- Consultations en phase études
- Devis
- Plans utilisés pour le chiffrage avec annotations

3.13 Faire des dossiers de sous-traitance client fiches produits
- A la demande du conducteur de travaux, la secrétaire réalise le dossier administratif et technique du sous-traitant y compris contrat de sous-traitance, les plans et les fiches produits : elle compose le dossier, sur base de la liste des produits validés par le conducteur :
- Elle établit le contrat de sous-traitance
- Elle récolte les éléments administratifs qu'elle suivra périodiquement
- Elle recherche les fiches techniques des produits sur internet ou utilise
celles existantes dans la bibliothèque