Assistant Administratif H/F Fondation ARKHEIN

Description du poste

L'Assistant(e) Administratif(ve) intervient en support transversal auprès des différentes sociétés du Groupe ARKHEIN - BEINGS POWER.
Il/elle assure la gestion administrative, documentaire et le suivi opérationnel des activités du groupe, dans un environnement multi-structures (France / Suisse / International).

Le poste comprend également une assistance administrative directe aux dirigeants (PDG / COO), incluant la gestion de leur organisation professionnelle, de certaines démarches personnelles et de leur emploi du temps.

Le poste est strictement administratif, sans pouvoir de décision financière, juridique ou fiscale.

Missions principales

1. Gestion locative & administrative des baux

- Suivi administratif des baux (bailleurs / locataires)
- Classement, mise à jour et archivage des contrats de location
- Suivi administratif des paiements de loyers
- Émission des quittances de loyer
- Préparation des attestations locatives
- Interface administrative entre :
- Les différentes personnes morales (France / Suisse / International)
- Les dirigeants (PDG / COO)

2. Comptabilité - support administratif

(en lien avec l'expert-comptable, sans responsabilité de validation)

- Saisie comptable selon les procédures définies
- Scan, classement et archivage des pièces justificatives
- Affectation administrative des dépenses par bien / opération
- Suivi administratif des immobilisations (tableaux et pièces)
- Préparation et transmission des éléments pour :
- Liasse fiscale
- Dépôts au greffe
- Décisions et déclarations fiscales
- Soumissions aux impôts

3. Ressources humaines - administratif RH

- Publication et suivi des annonces de recrutement
- Gestion administrative des candidatures
- Préparation administrative des contrats de prestation de service
- Gestion documentaire RH :
- Règles internes
- Documents d'agrément
- Suivi administratif de l'alternance :
- TESE
- URSSAF
- Interface fiches de paie
- Aides ASP (SYLAE)
- OPCO EP
- Centres de formation

4. Juridique - suivi administratif uniquement

- Suivi administratif des dossiers juridiques en cours
- Centralisation et classement des échanges avec :
- Notaires
- Huissiers
- Avocats
- Classement des assignations et pièces juridiques
- Préparation administrative des procès-verbaux AGO / AGE (à partir de modèles existants)

5. Finance - contrôle & suivi administratif

(préparation et suivi - hors validation et signature bancaire)

Préparation des paiements et virements :

- Collecte et vérification des factures fournisseurs, notes de frais et échéanciers
- Vérification des montants, IBAN et dates d'échéance
- Contrôle de conformité documentaire (contrats, validations internes)
- Organisation et planification des paiements (priorités, récurrences)
- Élaboration et mise à jour des tableaux de suivi des paiements
- Suivi du processus de validation des paiements
- Gestion administrative des prélèvements SEPA

Autres missions financières :

- Suivi comptable des programmes de parrainage
- Rapprochements bancaires
- Suivi administratif des cartes bancaires
- Suivi des assurances (contrats, échéances)
- Participation à l'élaboration des budgets prévisionnels
- Préparation administrative des dossiers de prêt bancaire (montage financier exclu)

6. Administration générale

- Gestion administrative de la domiciliation et du siège social
- Gestion du courrier :
- Postal
- Électronique
- Plateformes dédiées (e-post, se-domicilier, etc.)
- Classement et archivage centralisé
- Suivi des échéances administratives

7. Holding - suivi administratif (périmètre strictement délimité)

- Classement des conventions Holding SASU
- Archivage des PV d'autorisation de financement
- Suivi administratif mensuel des comptes courants
- Vérification de cohérence documentaire Holding / SASU
- Archivage des justificatifs financiers
- Préparation administrative des procès-verbaux annuels