Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F

Isosys

Description du poste :

Sous la responsabilité de la direction, l'assistant(e) administratif(ve) assure un rôle central dans l'organisation quotidienne des interventions.

Missions principales :

Accueil et communication
- Répondre au standard téléphonique de l'entreprise
- Être l'interlocuteur(trice) des locataires, gardiens d'immeubles et partenaires
- Transmettre une image professionnelle, courtoise et rassurante de l'entreprise

Gestion des rendez-vous et planification
- Contacter les locataires pour leur communiquer les dates et créneaux d'intervention des techniciens
- Informer les gardiens des dates d'intervention prévues dans les résidences
- Saisir, mettre à jour et suivre les rendez-vous dans NEXXIO
- Assurer le lien avec la personne en charge de la planification des techniciens

Suivi administratif des commandes
- Classer et suivre les dossiers selon leur statut :
- fiches confirmées
- fiches en attente de confirmation
- fiches à relancer
- Effectuer les relances nécessaires auprès des locataires et/ou gardiens

Priorisation des interventions
- Identifier les interventions à forts enjeux d'organisation (ex. : travaux nécessitant 2 techniciens pendant 3 heures)
- Obtenir les confirmations de rendez-vous dans les meilleurs délais afin de :
- sécuriser la planification
- éviter les créneaux vides difficiles à compléter
- Travailler en étroite collaboration avec la planification pour optimiser les tournées des techniciens

Rédaction et communication écrite
- Rédiger des emails professionnels, clairs et structurés
- Veiller à une orthographe irréprochable et à une bonne qualité rédactionnelle
- Assurer le suivi des échanges écrits avec les clients et partenaires

Compétences requises
- Excellente organisation et rigueur administrative
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et dans le stress
- Sens des priorités et de l'anticipation
- Aisance téléphonique et bon relationnel
- Très bonnes compétences rédactionnelles (orthographe, syntaxe)
- À l'aise avec les outils informatiques et les logiciels métiers (la connaissance de NEXXIO est un plus)

Qualités personnelles attendues
- Méthodique et structuré(e)
- Réactif(ve) et fiable
- Autonome tout en appréciant le travail en équipe
- Résistant(e) au stress lié au volume d'activité
- Sens du service et de la satisfaction client