Responsable Service Courrier et Archives - Commune de Saint Leu H/F

Communes

Placée sous l'autorité de la Responsable de la Direction des Affaires Générales, au sein de la Direction Générale Adjointe Affaires générales et Services Publics, la responsable du service courrier et archives assure la gestion, la coordination et l'organisation du traitement du courrier entrant et sortant de la collectivité, ainsi que la gestion des archives communales (actives, intermédiaires et définitives), dans le respect des obligations légales et réglementaires.

1. Gestion du courrier
Superviser la réception, le tri, l'enregistrement, le dispatching du courrier entrant, l'affranchissement et l'expédition du courrier sortant.
Suivre et optimiser les circuits du courrier (y compris dématérialisé).
Mise à jour des bases de données internes (répertoire des services, contacts, adresses.. Assurer la traçabilité et la confidentialité du courrier.
2. Gestion des archives
Participer au projet de modernisation de la gestion des archives communales (numérisation).
Élaborer et mettre à jour les outils de gestion archivistique (procédures, plans de classement, bordereaux de versement/élimination).
Sensibiliser et accompagner les services municipaux à la gestion documentaire.
Organiser le classement, l'inventaire et la conservation des archives communales.
Préparer les éliminations réglementaires et les versements aux Archives départementales. Veiller à la bonne conservation physique des documents (conditions de stockage, sécurité...)-
3. Encadrement et coordination
Encadrer les agents affectés au service (gestion des plannings, présences, organisation et répartitioh des tâches, évaluation des agents...)
Participer à la mise en place d'outils de dématérialisation et de gestion électronique des documents (GED).
4. Relations internes et externes
Travailler en lien avec l'ensemble des services municipaux.
Être l'interlocuteur des Archives Départementales et des prestataires spécialisés (transport, numérisation, etc.).