Assistant ou Assistante Spécialisée - Secrétariat du Doctorat H/F Sciences Po

Sous l'autorité de la direction exécutive de l'Ecole de la recherche, vous aurez la responsabilité de gérer le secrétariat central du doctorat et vous effectuerez les missions suivantes :

- Effectuer le suivi de la procédure d'admission en doctorat, deux fois par an, en lien avec la direction des Admissions :

- Préparation des COMEX d'admission en lien avec la direction exécutive de l'Ecole et la direction des Admissions ;
- Vérification du statut académique des directeurs de thèse ;
- Enregistrement des admis dans la base de données Banner ;
- Vérification des conventions de cotutelle, en collaboration avec les programmes doctoraux.

- Effectuer le suivi de la procédure d'admission en habilitation à diriger des recherches (HDR) :

- Prise de connaissance de l'ordre du jour du Conseil scientifique et des comptes-rendus ;
- Enregistrement des admis dans la base de données Banner.

- Gérer la procédure de venue en soutenance pour le doctorat et la HDR, en collaboration avec l'ensemble des programmes doctoraux :

- Recueil des validations, vérification des pièces, envoi des courriers et suivi ;
- Convocations du jury, annonce des soutenances ;
- Accueil du jury lors des soutenances, tenue des registres ;
- Transmission des thèses et travaux à la bibliothèque ;
- Veille juridique.

- Analyser et améliorer les procédures du doctorat et de la HDR :

- Renforcement de l'efficacité et de la conformité des procédures existantes ;
- Mise en place d'outils de gestion rapidement mobilisables permettant de piloter finement les différentes procédures existantes.

- Gérer l'animation des sujets liés au doctorat et à la HDR en lien avec les responsables administratifs et administratives des différentes disciplines (sociologie, science politique, économie, histoire, droit) :

- Diffusion des bonnes pratiques en instaurant une communication fluide avec les responsables administratifs et administratives ;
- Maintien de la cohérence des pratiques disciplinaires.

Missions transverses :

- Mise à jour du fichier central de signalement des thèses en préparation (STEP) ;
- Veille juridique et suivi de l'évolution du cadre légal et des informations relatives au doctorat et à la HDR, et mise à jour des documents associés - site web, formulaires...) ;
- Etablissement des listes académiques, à envoyer au Rectorat, et transmission des certificats de diplôme et des diplômes académiques ;
- Etablissement d'attestations en lien avec le Pôle de la scolarité et le Service des archives, à partir de bases de données dédiées ;
- Réponses aux demandes d'informations ;
- Production de chiffres et indicateurs à la demande de la direction exécutive pour répondre aux besoins de pilotage des procédures mais aussi aux demandes internes et externes.



Le poste est ouvert en CDI, basé à Paris.